Céges ajándékozási etikett: íratlan szabályok

Napjainkban a vállalatok többsége ajándékkal kedveskedik üzleti partnereinek az év végén. Előfordulhat azonban, hogy a kiküldött vagy átadott meglepetés ront a cég megítélésén, ahelyett, hogy javítana azon. Összeállításunkban Görög Ibolya protokoll szakértő tanácsait foglaltuk össze.

"Az év végi ajándékozás egyik legfontosabb szabálya, hogy az ajándéknak, üdvözlőlapnak mindenképp december 31-ig meg kell érkezni a címzetthez. Ellenkező esetben ugyanis az üzleti partner azt gondolhatja, hogy megfeledkeztek róla vagy ami még rosszabb: a megmaradt ajándékokat küldték ki neki" - figyelmeztet Görög Ibolya protokoll szakértő.

A futár elegánsabb megoldás

A meglepetés december végi megérkezése tehát kötelező, az viszont a küldőre van bízva, hogy saját maga juttatja el partneréhez a terméket, vagy egy futárszolgálattal küldi ki azt. "A postai úton történő szállítást nem tanácsolom, hiszen van ennél elegánsabb megoldása is a csomagküldésnek: egy kellemes küllemű és modorú futár például. A személyes átadás akkor javasolt, ha cégvezető az ügyfél közeli ismerőse, esetleg barátja. Ilyenkor az átadás ne egy sietős, pár perces látogatás legyen. Sokkal inkább egy kávéval, esetleg egy itallal összekötött évértékelő beszélgetés" - tette hozzá a Protokoll az életem című könyv szerzője. Javaslom, hogy ne a partnert hívjuk hozzánk, hanem mi vigyük az ajándékot. Az ajándékunkat ne adjuk át asztal fölött.

Ha a vállalat igazgatója barátunk is egyben, érdemes meglepni őt a hobbijához kötődő termékkel. Egy díszdobozban átnyújtott, egyedi ezüst érme az érmegyűjtő cégvezetőnek biztosan bearanyozza a karácsonyát.

Üveget csak díszdobozban

Sok cég a karácsonyfa alá egy finom, jó minőségű bort vagy pezsgőt küld üzleti partnereinek. Néha azonban elfelejtik az italajándékozás első, és legfontosabb szabályát: az üveget csak díszdobozban lehet elküldeni a címzettnek, hiszen csak ebben az esetben tekinthető ajándéknak. "Doboz nélkül a legdrágább bor is egy üveg alkohol csupán" - figyelmeztet a protokoll tanácsadó. Az ital csomagolása remek alkalom a cég logojának elhelyezésére. Elegáns például egy fadobozban három fajta bor, a dobozon pedig a cég emblémája.

Kerüljük a reklámtárgyakat

Görög Ibolya egy visszatérő, súlyos hibára is rámutatott: "Számos cég karácsonyi ajándékként saját logóval naptárt, határidőnaplót küld a partnereknek, ami aztán az átvétel után rögtön a fiók mélyére kerül. Az üzleti partner nem reklámhordozó felület, és a tulajdonosok inkább saját vállalatuk népszerűsítését helyezik előtérbe, semmint más cégekét.

Célszerű ezért a logót csak az ajándékozott által látott helyre gravíroztatni, azaz a határidőnapló belsejébe. Ha ez kivitelezhetetlen, akkor az emblémát a termék egy kevésbé feltűnő részén kell feltüntetni (a falinaptár alsó sarkában például).

Természetesen a fentiek a kollégáknak szánt ajándékokra nem vonatkoznak, épp ellenkezőleg. A munkatársaknak kifejezetten ajánlott logós tollat, névjegykártyatartót adni karácsonyra.

A meglepetés mellé üdvözlőlapot

"A meglepetés mellé minden esetben küldjünk üdvözlőlapot is, amin lehetőleg ne vallásos jelkép legyen, inkább valamilyen karácsonyi festmény. A lapba tegyük bele saját névjegykártyánkat, és nevünk fölé írjuk a következőt: p.f.n.a. (csupa kisbetűvel). Ez a Boldog Új Évet francia megfelelője" - mondja Görög Ibolya.

A cégvezető titkárnőjét se felejtsük ki

Ha az ajándékozó cég humán beállítottságú, ajándéka könyv, CD-ROM, íróasztali dísz lehet.. Ha a vállalat fő profilja bizonyos termékek gyártása és értékesítése, év végén érdemes kiküldeni a partnereknek az előállított termékekre vonatkozó stilizált változatot. A cégvezető megajándékozásánál ne feledkezzünk meg a titkárnőről sem: legalább egy tábla csokoládé neki is jár.

Közszféra: kerüljük a korrumpálás gyanúját

Még mielőtt azonban bármit is tennék, győződjünk meg arról, hogy üzleti partnerünk elfogadhatja-e ajándékunkat. Némely állami alkalmazott ugyanis a korrumpálódás megelőzése ellenében hozott belső szabályzati pont ellen vét, ha átveszi meglepetésünket. Emellett azt is korrumpálásnak tekinthetik, ha az ajándék túl értékes, ezért ajánlott inkább tízezer forint alatti termékkel kedveskedni üzleti partnerünknek. Az is egy jó megoldás, ha a cég rendez egy karácsonyi partit, és a résztvevőknek búcsúajándékként átnyújtunk dobozban egy szép tollat vagy egy tálkát.

A hamutartóval azonban vigyázni kell! "Hotelek és éttermek ne adjanak se hamutálat, se bögrét ajándékba. Az ügyfél ugyanis jogosan gondolhatja, hogy egy leselejtezett, nem használt darabot kapott meg. Készítsenek inkább egy marcipántortát" - ajánlja Görög Ibolya.

Cégen belül: férfiaknak nyakkendőt, nőknek kendőt

A 200 feletti alkalmazottal rendelkező vállalatoknak csapatépítés szempontjából jót tesz az év végi karácsonyi parti. Költséghatékonyabb megoldás az ajándékozás. Férfiaknak nyakkendőt, nőknek kendőt ajánl Görög Ibolya. De van olyan kis cég, aki ezt sem engedheti meg magának. "Ajándékozni nem kötelező. Az alkalmazottak az is rendkívül jól esik, ha az ügyvezető vagy tulajdonos körbemegy, és külön mindenkinek kellemes ünnepeket kíván, továbbá megköszöni egész éves munkájukat. Talán ez többet ér, mint bármilyen fellogózott termék" - fogalmazott Görög Ibolya.

Tanácsok az ajándékozásra:

Ügyfelek

- Átadás: inkább futárral mint postai úton
- Bort, pezsgőt csak díszdobozban
- Ha jó ismerős a célszemély: hobbijához kötődő ajándékot
- Céges logót ne látható helyre
- Még ebben az évben érkezzen meg
- A cégvezető mellett titkárnőjét is ajándékozzuk meg
- Az ajándék mellé üdvözlőlapot

Munkatársak

- Az év végi parti, vacsora csapatépítő hatású is
- Ügyvezetői üdvözlőbeszéd, összefoglaló
- Ne bíráljunk, ez a jó kedv ideje
- Gyakori ajándék: férfiaknak nyakkendő, nőknek kendő
- Nem muszáj tárgyi ajándék: kézfogás, üdvözlés is megteszi