A munkahelyi időbeosztás csapdái: így kerüljük ki

A tökéletességre törekvés, a halogatás, a szervezetlenség, a non-stop mobiltelefonos készenlét és a tapasztalatlan vezetők az ideális időbeosztás legnagyobb kerékkötői. Az időbeosztás hatékony megtervezéséről Pintér Zoltánt, a GROW-TMI tréner tanácsadóját kérdeztük.

"A legtöbb esetben személyiségfüggő, ki miért esik bele az időpazarlás hibájába. Az azonban biztos: sem a túlzásba vitt halogatás, sem pedig a perfekcionizmus - azaz a tökéletességre törekvés - nem kedvez a hatékony időbeosztás kialakításának" - emeli ki a leggyakrabban előforduló munkavállalói típushibákat a szakember.

Perfekcionizmus, halogatás: mindkét magatartás egyformán káros

"A perfekcionista munkavállalót könnyű felismerni: ez a munkatárstípus nagyon nehezen adja ki kezei közül az egyébként kiváló színvonalon elvégzett munkát, mivel továbbra is hiányosnak, tökéletlennek érzi teljesítményét - ám ez a munkastílus jelentősen meghosszabbítja a feladatok elvégzését. Az ilyen kollégának több pozitív visszajelzésre van szüksége, épp ezért tudatosítani kell benne: jól dolgozott, nem kell kételkednie munkája színvonalában - egyfolytában pedig senki sem képes 120 százalékon teljesíteni. A tapasztalatok azt bizonyítják: 10 munkavállalóból átlagosan 2-3 hajlamos a perfekcionizmusra."

A halogató magatartás frusztrációt okoz

"A halogató magatartás szintén káros. A halogatók rendszerint addig halmozzák, görgetik maguk előtt a megoldatlan feladathegyeket, míg ezek az "elefántfeladatok" maguk alá gyűrik őket - így azonban felborul az időbeosztás és az elvégezetlen feladatok miatt frusztráltak a munkatársak is. A halogatóknak tudatosítani kell magukban: az elvégzett munka sikerélménnyel tölti el őket. A "nagyobb falatnak" ígérkező munkákat így célszerű tervszerűen, kisebb napi egységekre, adagokra lebontva elkezdeni megoldani."

Tudatos tervezéssel lerövidíthető a munka

"A legtöbb munkavállaló a tervszerűtlenség miatt kerül az idő csapdájába. A precíz tervezés időrablónak is tűnhet, de nem az. A tapasztalatok azt bizonyítják: ha a tervezésre szánt idő nő, a feladatok számottevően rövidebb idő alatt végrehajthatóak."

Feladatlista segítheti az időbeosztást

"A hatékonyabb munkavégzés érdekében nem árt már előző este precíz listát készíteni a másnap elvégzendő feladatokról. Így könnyebb megállapítani a prioritásokat és az idő közben befutó kérések, feladatok, tennivalók sem térítenek el a kitűzött céloktól, és a fontossági sorrendben is könnyebb eligazodni. Amit nem árt szem előtt tartani: az előre tervezett programok miatt - a cég szervezeti kultúrájától, a munkakör jellegétől függően-célszerű napi 2-3 órára kikapcsolni a mobiltelefonokat."

Gyakran a főnök miatt rossz az időbeosztás

"Akadnak helyzetek, amikor épp a munkahelyi vezetők a hatékony időbeosztás kerékkötői. A vezető hibát követ el, amikor minden feladatot egymaga akar ellátni, attól való félelmében: a beosztottak úgysem fogják megfelelő színvonalon elvégezni az adott munkát. A vezetői túlterheltség másik oka: a felettes nem mer delegálni, mert sajnálja az időt a beosztottak betanítására: inkább minden feladatot saját kezében összpontosítana. A leggyakrabban a frissen előléptetett, korábban nem vezetői feladatkörben tevékenykedők tévednek erre a területre. A tapasztalatok ugyanakkor bizonyítják: érdemes bizalmat szavazni a munkatársaknak, ettől ugyanis nő a hatékonyság-az időbeosztás területén is."

Takács Gabriella