Olcsóbb és egyszerűbb az elektronikus számla

Már annak is van érezhető gazdasági hatása, ha nagyobb az adófegyelem

Csak a postaköltségen több mint száz forintot spórolhat darabonként, aki elektronikus számlát állít ki a papíralapú helyett. Az e-számlák elterjedtsége hazánkban ennek ellenére rendkívül alacsony.

Kevés vállalkozó van, akinek a számlázás a kedvenc elfoglaltságai közé tartozna. Miközben a számla kiállításának a gesztusa kétségtelenül az egyik legfelemelőbb pillanat egy-egy megbízás teljesítése során, ennek a valós adminisztrációja a legtöbbeknek komoly pluszterhet jelent. Különösen igaz ez azokra a vállalkozásokra, ahol viszonylag kis stáb viszonylag nagy ügyfélforgalmat bonyolít le.

Az ő életüket könnyíti meg különösképpen az elektronikus számla intézménye, ami nemcsak egyszerűbbé, de jelentősen olcsóbbá is teszi a számlázáshoz kötődő adminisztrációt. Nézzük, hogy pontosan mi az e-számla, és milyen előnyökkel járhat a vállalkozásod számára.

Mi ez?

A magyar jogrend három alapvetően különböző számlát fogad el jogszerűnek: egyrészt a szigorú számadású bizonylatból (számlatömbből) származó, kézi kiállítású számlát, másrészt a számítógéppel, számlázó szoftverrel készült, papír alapú-, végül pedig a szintén számítógéppel készült elektronikus számlát.

Ez a három számlatípus közel tíz éve jelen van a magyar gazdasági életben, a számítógépek és az internet térhódítását azonban egyelőre nem követte az elektronikus számlák dominanciája. Iparági becslések szerint a Magyarországon kiállított számlák körülbelül 99,5 százaléka a nyilvánvaló hátrányok ellenére is továbbra is papíralapú.

A viszonylag lassú elterjedés egyik alapvető oka lehet a nem megfelelő tájékozottság és a megszokás ereje. Amíg a papíralapú számlát a legtöbbeknek nem kell magyarázni, az elektronikus számla ismertsége továbbra is viszonylag alacsony.

„Az elektronikus számla gyakorlatilag egy olyan fájl, ami a jogszabályok alapján teljes körűen számlának minősül,” mondja Stygár László, a Számlázz.hu online számlázórendszert üzemeltető KBoss.hu Kft. társalapítója.

Az Európai Unió jogrendje a tagállamok hatáskörébe utalja, hogy szabályozzák, mi minősül számlának egy-egy országban, az ide vonatkozó magyar jogszabályok pedig az elmúlt években kristályosodtak ki. „Lényeges kritérium, hogy ezeknek az állományoknak biztosítaniuk kell az adattartalom sértetlenségét illetve a fájl eredetét,” mondja el a szakember, hozzátéve, hogy amíg 2013 januárjáig az is szigorúan szabályozva volt, hogy ezeknek a kritériumoknak milyen eszközökkel kell megfelelni, addig az év elején ez a rendelkezés valamelyest fellazult. Míg korábban ugyanis szigorúan egy digitális aláírás és egy timestamp (időbélyegző) kellett, hogy igazolja a dokumentum eredetiségét, addig ma már erre bármilyen eljárás használható, amelyről a kibocsátó bizonyítani tudja, hogy teljesíti a jogszabályi követelményeket.

A mostani, lazább szabályozás ugyanígy nem köti meg szigorúan az elektronikus számla formátumát sem. Igaz, az utóbbi években – praktikus okokból – a pdf fájlok lettek a legelterjedtebbek, már-már iparági szabványként lehet őket kezelni, de elvben más formátum is alkalmas lehet.

Miért jó?

„Az elektronikus számlák leglátványosabb előnye, hogy 6 forintos darabáron lehet őket előállítani, szemben a papíralapú számlákkal, ahol csak a postaköltség 110 forint számlánként, amihez még hozzájön a papír, a nyomtatás, a számla kiállításának és postára adásnak a munkaerőköltsége illetve a tény, hogy ezeket a bizonylatokat nyolc éven keresztül tárolni kell, ami nagy mennyiségű számla esetén akár komoly terhet is jelenthet,” magyarázza Stygár László.

Minthogy az elektronikus számlákat kizárólag fájl-formátumban kell tárolni, így nemcsak a helytakarékosság, hanem a könnyű visszakereshetőség is az elektronikus számla mellett szólhat.

Hogyan kezdjek hozzá?

Az egyik legfontosabb akadály, ami az elektronikus számlák elterjedésének útjában áll, a jól ismert „kezdeti nehézség”. A legtöbb vállalkozó ugyanis a pénzügyekre bizonytalan, ingoványos területként, és állandó veszélyforrásként tekint, félve attól, hogy vajon az új megoldások valóban minden jogszabálynak megfelelnek-e, vajon nem pont ezek miatt fog-e fennakadni egy következő adóellenőrzésen.

Az elektronikus számlák kiállításához azonban sem informatikai sem pénzügyi szaktudás nem szükséges, ahogy a kockázatuk sem nagyobb a hagyományos papíralapú számlákénál.

A hazánkban is hozzáférhető felhőalapú szolgáltatások, mint amilyen például a Számlázz.hu rendszere, egyszerű böngésző használatával, külön szoftver letöltése nélkül is bármelyik vállalkozás vagy egyéni vállalkozó számára néhány kattintással elérhetővé teszik az elektronikus számlázás lehetőségét.