Kérdések az elektronikus számlázás körül (II. rész: az archiválás)

Miközben az elektronikus számla egyszerre teszi olcsóbbá és egyszerűbbé a vállalkozók életét, a jelenlegi joggyakorlat számos területen hagyja bizonytalanságban a felhasználókat. Cikksorozatunkkal ezeket az érzékeny pontokat igyekszünk tisztázni.

Tegnapi írásunkban a számlák hitelességét és az adatfájlok sértetlenségét, valamint a digitális aláírás kérdését jártuk körül, ma pedig az archiválás és a megőrzés kérdése kerül terítékre.

Egészen 2012-ig a helyzet használat szempontjából bonyolult, de áttekinthetőség tekintetében egyszerű és egyértelmű volt: az elektronikus számlák adatfájljain a kibocsátónak nemcsak digitális aláírást, hanem timestamp-et, azaz időbélyegzőt is el kellett helyezniük.

A tavalyi jogszabályi könnyítés azonban megváltoztatta ezt az elvet, a joggyakorlat pedig még nem tudott annyira kiforrni, hogy az e-számlák felhasználói magabiztosan mozogjanak ezen a téren.

A hatályos Számviteli törvény útmutatása alapján a számla szabályszerű megőrzéshez az Archiválás rendeletben leírtaknak kell eleget tenni. Itt egyebek mellett az szerepel, hogy ha egy elektronikusan aláírt dokumentumon nincs időbélyeg, akkor archiválás előtt el kell helyezni rajta egyet.

Tehát az előírások alapján ugyan kibocsátható a számla időbélyeg nélkül, viszont ebben az esetben a megőrzéshez a kibocsátónak és a befogadónak is el kell helyeznie rajta egy időbélyeget - az archiválás előtt.

A megőrzés módja szintén bizonytalan területnek számít. Itt a fentebb már említett Archiválás rendeletben meghatározott előírások az érvényesek, amelyek kiterjednek a megsemmisülés, megsemmisítés, törlés és sérülés elleni védelemtől kezdve, az utólagos módosítás és az illetéktelen hozzáférés elleni védelmen át az olvashatóság, értelmezhetőség megőrzéséig, valamint a hitelesség és az aláíró kilétének ellenőrizhetőségéig.

Az elektronikus számlák könyvelése is gyakran kérdéseket vet fel a gazdasági szervezeteknél.

Ebben az esetben az az alapvető követelmény, hogy a bizonylat és a hozzá tartozó könyvelési információk minden esetben egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kapcsolódjanak egymáshoz.

Erre a jelenlegi gyakorlatban alapvetően két módszer terjedt el: elektronikus könyvelési rendszert alkalmazva, a bizonylat rendszerben vezetett sorszámát társítják a bizonylathoz (ekkor a könyvelési rendszernek kell biztosítania az egyértelmű és utólag nem módosítható kapcsolódást), vagy a könyvelési információkat tartalmazó fájlt a bizonylathoz csatolják (ebben az esetben pedig elektronikus hitelesítéssel biztosítható az elválaszthatatlan kapcsolat).

Részben a sok bizonytalanságnak köszönhető, hogy az elektronikus számlák szakértői iránt rendkívüli módon megnőtt a kereslet, ahogy egyre többen érdeklődnek a szakértőket képző tanfolyamokról is.

Ilyen tanfolyamot indított tavaly például a DWP Akadémia, amely munkatársainak az első tapasztalatai egyértelműen pozitívak. "Tavaly indítottuk az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó tanfolyamunkat, és idén januárban már az ötödik kurzusunkat tartjuk," mondja Fodor Zoltán, a cég vezetője. A szakember elmondta, hogy a tavalyi év során a kkv szektortól a nagyvállalatokig és az kormányzati cégekig mindenkit az elektronikus számlázás érdekelt.

"A kormányzat részéről is folyamatos a törekvés az elektronizálás elősegítésére, ezért minden jel arra mutat, hogy ez a terület jelentős áttörés előtt áll," fogalmazott Fodor Zoltán.

A tanfolyam elvégzése után a résztvevők vizsgát is tehetnek, amivel bekerülhetnek egy szakértői névjegyzékbe. Ez a vizsgával rendelkező szakemberek számára azért előny, mert igazolja és elismeri szakmai tudásukat, és növeli munkaerő-piaci értéküket, míg a munkáltatóik számára versenyelőnyt biztosít, igazolva, hogy a cég megfelelő üzleti adminisztrációs kompetenciával rendelkezik.

Ha a cég nem kíván házon belüli szakértőt képezni, vagy méretgazdaságosság szempontjából nem éri meg neki az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó szakértelmet cégen belül tartani, jó alternatíva lehet, a minden jogszabályi követelménynek megfelelő, online számlázó-szolgáltatások használata.

Továbbra is rendkívül népszerű választás a cégek körében a Számlázz.hu szolgáltatása, amely a minimális törvényi előírásnál szigorúbb - és így biztonságosabb - számlákat nyújt a felhasználó vállalkozás számára.

Ez utóbbi szolgáltatás ráadásul - bizonyos méret alatt - árban is verhetetlen, hiszen az elektronikus számlák egyik előnyeként, ez a technológia a papír alapú számlák árának mindössze a töredékébe kerül.