Túlszervezetten működnek a magyar cégek

Minél nagyobb a vállalat, sok tekintetben annál nehézkesebb -- egy ötvenfős cég gyakran már napi 50-100 dokumentummal béklyózza a munkavégzést

Az 50 főt vagy annál többet foglalkoztató vállalatok döntéshozói meg vannak győződve, hogy a három-, sok esetben négyszintű vezetői struktúrában könnyedén, olajozottan delegálják és követik nyomon a kiadott feladatokat. A valóságban azonban a szövevényes egyeztetések lassítják és elmerevítik a mindennapi munkát.

Az 50 vagy annál több fős vállalatok ötöde naponta 50-100 tárolandó dokumentumot termel, és ilyenkor már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A vezetők kedvelik, de félreértik a vállalatirányítási rendszereket – derült ki a DMSONE és az eNET 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős vállalatokat vizsgáló friss kutatásából.

A százfős cégek fele támaszkodik az erőforrás-tervező alrendszerre (ERP, enterprise resource planning), de sokan túlértékelik, úgy hiszik, a rendszer bevezetése kiváltja a dokumentumkezelést és a csoportmunka-támogatást, véli Varga László, a DMSONE operatív igazgatója.

A szoftverhasználat bizonyára szerepet játszik abban, hogy meglehetősen innovatívnak tartják magukat a hazai vállalkozások: egy tízes skálán átlagban 7,6-ra értékelik ezt a jellemzőjüket. A döntéshozók kétharmada elsősorban a szervezeti működés javulását várja a szoftvermegoldásoktól, a konkrét pénzügyi megtérülés mindössze a cégek 12,5 százalékánál elsődleges cél.

Egy ötvenfős cég napi 50-100 dokumentummal béklyózhatja a munkavégzést Forrás: AFP/Mario Laporta

„Az EPR rendszerek a legtöbb esetben nem könnyítik meg az ad hoc jellegű csoportmunka-támogatást” – mondta Kereki Viktor, a DMSONE kereskedelmi igazgatója. „Ezek a rendszerek jellemzően folyamatokba rendezve, előre definiált szabályok szerint kezelik az olyan vállalati tevékenységeket, mint például a pénzügy, a gyártás. Ezért rugalmatlanul és egyáltalán nem hatékonyan kezelik a spontán adódó feladatokat, előre nem látott változásokat és az ezzel összefüggő kommunikációt is. Az ilyen rendszer szinte folyamatos kihívást jelent a vállalatok vezetőinek, nem ad segítséget olyan projektszellemű működéshez, ahol gyakoriak a változások, és ahol a vállalatnak rugalmasnak kell lennie” – mondta Kereki. „A kutatásból azonban az derült ki, sokan tévesen mégis úgy vélik, hogy erre csak az ERP ad lehetőséget, és nem ismerik a valós megoldásokat kínáló szoftvereket.”

Önnek levele érkezett

Kereki szerint néhány éve kitűnő megoldásnak számított, ha a vállalat belső postáján érkező körlevél minden érintettet tájékoztatott egy-egy lényeges eseményről. Később a fontosabb kérdéseket integrálták az ERP rendszerekbe, és igyekeztek olyan kiegészítő alkalmazásokat kreálni hozzá, amelyek megoldották a folyamatosan növekvő igényeket. „Valójában az ERP-t csak a vállalati szervezet egyes részei alkalmazzák, és ott is csak limitált lehetőségekkel. Így ezek a rendszerek sem a teljes szervezetet, sem pedig a belső folyamatok egészét nem támogatják.”

Szerinte sokszor ezek a hiányosságok éppen a vállalatok termelő ágazatait hátráltatják a leginkább. A legtöbb ERP rendszer integrálódik csoportmunka-támogató, dokumentumkezelő rendszerekkel – de saját ilyen jellegű modulja nincs.

Ma is mennyit ültem a gép előtt

A kutatás kitért arra, hogy az értekezletek és az email mennyire vált a vállalati kultúra részévé, mennyire érinti a hatékony munkát. Kiderült, hogy sok esetben a dolgozók – és még inkább a vezetők – észre sem veszik, hogy a napjuk meghatározó részét megbeszéléseken töltik, illetve levelekre válaszolnak, és a tényleges munkavégzésre már csak a normál munkaidőn túl van idejük.

Máskor egyszerűen sérül, elmarad valami, így egy szükséges feladat nem, vagy csak jelentős késéssel készül el. „A gyakorlatban az aszinkron munkavégzéssel nehezen összeegyeztethetőek az értekezletek. Ritka, hogy 4-5 kolléga számára alkalmas legyen ugyanaz a közeli időpont, emiatt csúsznak a megbeszélések. A legtöbb esetben a résztvevők számára eltérő prioritású a meeting. Tehát van, akinek 5 perc fontos, de fél órát ül ott, van, akit a téma közelebbről érint sok kollégánál, mégsem tud jelen lenni” – mondta Kereki.

Egészen más eredményeket hozna egy csoportmunka-támogató szoftver, de a mélyinterjúk során kiderült, még azok a vállalatok sem ismernek jobb eszközöket, akik elég tisztán látják a problémákat. Ezek után nem meglepő, hogy alig akad olyan cég, amely projektmenedzsmenttel foglalkozó, illetve kollaborációs szoftverekkel könnyítené meg a saját dolgát.

Pedig az említett programok egy helyen jelenítik meg a teljes vonatkozó kommunikációt, és ugyanitt tárolják a projekthez tartozó dokumentációt, miközben felgyorsítják és megkönnyítik az olyan, tipikusan vezetői feladatokat, mint delegálni, nyomon követni, és kontrollálni a munkát. A szoftverek például nyilván tartják a sürgős teendőket, emlékeztetnek a lejárt feladatokra, régi szerződéseket és új számlákat rendelnek össze – mindezt pedig úgy, hogy a vállalat vezetőinek és dolgozóinak a lehető legkevesebb idejébe kerüljön.

Egyre népszerűbb e-számlák

Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és a belső levelezés. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, három kollégából kettő pedig úgy gondolja, hogy ezek egyáltalán nem produktívak. Varga László elmondta, a kutatás lemodellezett egy tipikus folyamatot: 5 fő egyeztetett körlevélláncban, amely végül 65 emailt eredményezett. „Ez nagyon nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja.”

Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: a DMSONE kutatásából kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti.