Mire kell figyelni, ha irodát keresünk?

Ha irodát keresünk, az első és legfontosabb teendő, hogy kellően felmérjük az igényeinket és pontosan ismerjük a bérleménnyel szemben támasztott elvárásainkat. Fontos ismerni a kínálati oldalt, látnunk kell, milyen lehetőségeink vannak.

Az új iroda felkutatásába csak akkor vágjunk bele, ha a cég rendelkezik elegendő pénzzel a költözéshez. A keresést érdemes egy költségkeret meghatározásával kezdeni - foglalja össze a legelső teendőt Szalma Péter, a CA Immo ingatlanbefektető cég bérbeadási vezetője.

A kínálati oldal

Tájékozódjunk különböző irodaházas és ingatlan portálokon, hogy hozzávetőlegesen milyen bérleti díjjal és üzemeltetési költséggel kell számolni egy adott irodaháznál. Ezt figyelembe véve szükség esetén a cég újra át tudja gondolni, melyek a legfontosabb követelmények az új iroda kiválasztásánál.

Merjünk kicsik lenni

Kisebb helyigénnyel rendelkező (100 négyzetméter alatti), vagy kezdő vállalkozásoknak megfelelő megoldást nyújthat a szolgáltatott vagy kis irodák bérlése. Ez a bérleti konstrukció rugalmasabb feltételeket tud kínálni, olcsóbb és határozatlan időre is igényelhető. Mikro vállalkozások akár napi díjban is bérelni tudnak egy-egy munkaállomást vagy kis irodahelyiséget.

Merjünk nagyok lenni

A CA IMMO szerint A-kategóriás irodaházaknál a bérbeadók általában minimum 3 éves határozott idejű szerződéseket szoktak kötni. Hosszabb, 5 vagy 10 éves szerződés esetén kedvezőbb ajánlatot kaphatunk: több bérleti díjmentes időszakot, vagy alacsonyabb bérleti díjat.

Legyünk megfontoltak

A bérleti díjak és az üzemeltetési költség esetén fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő összeget a bruttó terület alapján számolják, vagyis az irodaház közös területeit is figyelembe kell venni, nem csak a saját iroda alapterületét. Érdemes a kapott ajánlatot átbeszélni a bérbeadóval vagy az ügynökséggel, hogy biztosan ne kerüljünk abba a helyzetbe, többet kell fizetnünk, mint amennyit akartunk.

Legyünk előrelátóak

Ha a kiszemelt irodára vonatkozó ajánlat anyagilag megfelel a cég elvárásának, kérjünk be egy ültetési tervet, ahol a tervezők a terület adottságait figyelembe véve az ügyfél igényeinek megfelelően választják le a munkaállomásokat és igyekeznek meghatározni az optimális elrendezést. Jól megtervezett, hatékony irodakialakítás esetén akár több tíz négyzetmétert is megtakaríthatunk. A ház műszaki állapotáról és az üzemeltetésről se feledkezzünk meg szerződéskötés előtt. Nem kell feltétlenül új épületben gondolkodni, hiszen egy jól karbantartott 10 éves épület is teljes mértékben meg tud felelni az A-kategóriás igényeknek.

Spóroljunk

Ha már aláírtuk a szerződést, számtalan területen érhetünk el jelentős megtakarítást, ha jól megszervezzük az irodai munkánkat és az iroda használatát:

• Kapcsoljuk le a villanyt és a számítógépeket, ha nincs rájuk szükség, és ne nyomtassunk fölöslegesen
• Ha a cégnek csak kisebb területre van szüksége, a főbérlő beleegyezésével kereshetünk albérlőt
• Szerződéshosszabbításkor újratárgyalhatjuk a feltételeket, kedvezményeket érhetünk el