Fogadjunk, hogy ezt sincs ideje elolvasni

Portrait woman looking aggressive, black jacket, revolver in her hand aiming alarm.

Semmire sincs ideje, és mindent halogat? Sokan járunk hasonló cipőben, de az sem segítene, ha pár órával hosszabb lenne egy nap, mert valójában a feladatkezelési szokásainkon kell változtatni. A Getting Things Done módszer most gyűrűzik be Magyarországra, Amerikában pedig már az információs kor új vallásaként tekintenek rá.

Nem az időhiány a bajunk

A vállalkozói kézikönyvek állandó témája, hogy hogyan használjuk ki hatékonyan a nap 24 óráját. Általában azt a tanácsot kapjuk, hogy priorizáljuk a teendőket, állítsunk magunknak határidőket, és kerüljük a multitaskingot, bármilyen csábító is. Még ha valaki sikerrel is alkalmazza ezeket a módszereket, állandóvá válhat az érzés, hogy sosem érjük utol magunkat, ami rengeteg stresszt okoz.

Hamar Domonkos, a Hamar Productivity Consulting Kft. ügyvezetője a Getting Things Done (GTD) módszerben hisz, és ezt népszerűsíti Magyarországon. Szerinte

nem az időhiány a fő probléma a legtöbb ember életében, hanem az, hogy nem tudjuk kezelni a feladatainkat.

A modern embernek sok választása van, hogy hogyan töltse az idejét, de ha nem tanuljuk meg kezelni ezt a helyzetet, akkor mindezt nem lehetőségek tárházaként látjuk, hanem kínszenvedésként éljük meg, miközben rengeteg dologról le kell mondanunk.

Rengeteg stresszt okoz, ha folyamatos időhiányban érezzük magunkat Forrás: Photononstop/Double Touch

A Holdra is el lehet jutni

Az emberek általában két véglet közül az egyikbe esnek: vagy megtervezik a napjuk minden percét, így nincs benne dinamika, és nem tudnak reagálni a környezetre, vagy egyáltalán nem terveznek, így idővel teljesen szétesnek. A GTD-módszer nevében a folyamatos jelen idő (getting) arra utal, hogy a feladataink teljesítése egy folyamat, amely lépések sorozatából áll. Ez a szemlélet a módszer alapja. „

Képletesen szólva, sok olyan ember van, aki felépít egy családi házat, aztán amikor leesik egy csempe a fürdőben, évekig nem csináltatja meg, mondván, hogy nincs rá ideje.

Biztosan mindenkinek van hasonló példája, olyan teendő az otthonában, amit hónapok, de talán évek óta halogat, pedig nem teljesíthetetlen dologról van szó. Valójában a Holdra eljutni sem nehéz, ha mindig tudjuk, hogy mi a következő lépés, vagyis van egy stratégiai tervünk” – vallja a szakember.

Ezért nem megoldás a to-do-list

A klasszikus időmenedzsment csak prioritásokban gondolkodni, de ha van 300 feladat, köztük nagyok és kicsik, illetve minden szempontból különbözőek, akkor azt kell látnunk, hogy melyikkel tudunk most foglalkozni. Ehhez nem elég egy naptár, de még egy adott napra szóló to-do-list sem. Alapvető probléma, hogy ha listát készítünk a teendőkről, és aztán nem tudunk mit kezdeni az egyes pontokkal, akkor csak stresszessé vállunk. Például, ha a hűtőre ragasztjuk az emlékeztetőt arról, hogy valakit fel kell hívni, akkor minden reggelinél és vacsoránál szembesülünk azzal, hogy vár ránk ez a teendő, de olyankor úgysem tudunk foglalkozni vele, ezért csak nyugtalanító érzéseket okoz. Sokkal könnyebb dolgunk van, ha akkor találkozunk az emlékeztetővel, amikor tudunk is vele valamit kezdeni. Ráadásul, ha jobban belegondolunk, nem is jó, ha az elintézendő telefonok, a bevásárló lista és a jövőbeli események dátuma mind egy helyen van.

Hamar Domonkos szerint a Getting Things Done módszert az egész országnak meg kell ismernie Fotó: Sebestyén Gábor

Kell lista, de egy nem elég

A GTD-módszer egyik alapja, hogy számon tartjuk a teendőket, és mindent akkor iktatunk be, amikor belefér az időnkbe.

A legtöbb módszertan azt erőlteti, hogy a napunk minden percét tervezzük meg előre, és igyekezzünk magunkat tartani a tervhez. Pedig a körülmények változnak, ezért alkalmazkodni kell.

Hiába az előre meghatározott fontossági sorrendi, a prioritások is változnak menet közben. Hamar Domonkos ezért minimum négy különböző lista vezetését javasolja, ami elsőre túl soknak tűnhet, de a szakember szerint nem okoz nehézséget ezek kezelése.

• Projektlista: ebben vezetjük, hogy milyen projektek vannak. Minden ide tartozik, amit nem tudunk egy lépésben megcsinálni, például az éves stratégia terv összeállítása vagy a nyaralás megszervezése a családdal.
• Lista a következő lépésekről: minden projekthez beírom a következő lépést
• Lista arról, hogy mire várok: mire van szükség ahhoz, hogy meg tudjam tenni a következő lépést
• Naptár: a negyedik lista a naptár, a dátumhoz kötött események listája

A naptár azért fontos, mert meghatározza, hogy melyek a stabil pontok egy adott napban, ezért először a naptáreseményeket kell megnéznünk. A legfontosabb, hogy semmit se tartsunk fejben, mert az agyunk csak azzal tud foglalkozni, hogy valami nincs kész. A tennivalók egy külső agyba, egy listára kerüljenek. Mindent le kell írni, átgondolni és rendszerezni, majd az erőforrásainknak megfelelően cselekedni.

Időkezelés helyett életvezetés

A Getting Things Done nem is igazán időkezelési, hanem sokkal inkább egy integrált életvezetési módszer. „A legtöbb időmenedzsment rendszer arról szól, hogy legyünk fegyelmezettek, de itt nem az egyénnek, hanem a rendszernek kell fegyelmezettnek lennie. A GTD nem velünk született tudás, de egyszerűbb elsajátítani, mint gondolnánk, és egy idő után éppúgy magától jön, mint az, hogy a hűtőbe tesszük a tejet, mert ott van a helye. A módszer legfontosabb előnye, hogy kiiktatjuk a stresszt” – mondta Hamar az Üzletrésznek. Úgy gondolja, hogy

nemcsak cégvezetőknek és üzletembereknek segíthet a módszer, hanem mindenkinek, aki úgy érzi, hogy az információs kor túlterheli és uralkodik rajta.

Ismerje meg az egész ország

Hamar Domonkos fél éve alapította cégét, amely a GTD-módszer oktatásával foglalkozik. Előtte egy nemzetközi rendezvényszervező céget vezetett, és mivel jól kellett gazdálkodnia az idejével, már akkor is sokat foglalkozott időmenedzsmenttel. Miután rátalált a GTD-re, felvette a kapcsolatot a módszer megalkotójával, az amerikai David Allennel, aki sokáig nem reagált az emailre, így ő időről időre újra írt neki. Másfél év után kapott választ, és ezután kezdte el megtervezni a saját tréningcégét. „Egyértelműen azt látom, hogy van piaci igény erre a tréningre, hiszen már kezdetben is a leginnovatívabb cégek jelentkeznek be hozzánk, mint a Prezi, a Logmein és a Ustream. A tréningeken másfél napunk van arra, hogy megváltoztassuk az emberek gondolkodását, és ezt nagyon komolyan is vesszük” − mondta az elszánt szakember.