Törvény miatt nem dobhatják az irodák a papírt

Man resting head on hands, looking at stack of files

Magyar kkv-ket kérdeztünk arról, mit gondolnak az irodák papírmentesítéséről. A válaszok alapján nagy a változatosság a piacon. Vannak költséghatékony és könnyen használható megoldások, amelyekkel a legkisebb cégek is élhetnek, de a szándék önmagában nem elég. Sokszor törvényi előírások követelik meg a nyomtatott formát.

A legfontosabb iratok elférnek néhány dossziéban

A szoftverteszteléssel foglalkozó Testbirds kft.-nél pozitív a helyzet, hiszen szinte minden dokumentumot digitálisan kezelnek. A cég száz négyzetméteres irodájában az összes papíralapú dokumentum elfér öt dossziéban. Többnyire a teljesítési igazolásokról és a munkaszerződésekről van szó, tehát olyan iratokról, amelyeket muszáj papíralapon őrizni. „A digitális tárolásra olyan hétköznapi eszközöket használunk, mint a Google Drive ingyenes verziója, a számlákat pedig egy online számlázó programmal állítjuk ki” – mondta Lichter Tamás, a cég ügyvezetője. Ezt a működést egyszerűnek, hatékonynak és helytakarékosnak tartja.

A pazarlás az irodákban nem csak környezetvédelmi probléma Forrás: PhotoAlto/Laurence Mouton

Nem lehet minden digitális

A KOTK Külgazdasági Szakközépiskola párhuzamosan használ papíralapú és digitális dokumentumokat, de szívesen digitalizálna több folyamatot. „Nálunk többek között a felnőttképzési törvény határozza meg, hogy mit kell papíron megőriznünk. A képzés résztvevőivel felnőttképzési szerződést kötünk, amelyből mindenképp tárolnunk kell nyomtatott példányt. Ahhoz, hogy ez megváltozzon, alapvetővé kell válnia az elektronikus aláírásnak, ami legfeljebb a távolabbi jövőben fog teljesülni” – mondta Virtné Bodnár Éva, az iskola vezetője. A képzési dokumentumoknak is papíralapúnak kell lenniük: ilyenek a jelenléti ívek, a vizsgák adminisztrációja és az igazolások a képzés elvégzéséről. A képzésekre jelentkezni viszont már csak digitálisan lehet, illetve a féléves részeredmények is csak digitális formában léteznek.

Az utazási szektorban óriási a pazarlás

Az utazási irodákban is rengeteget kell nyomtatni, mert az engedélyezési hivatal és az adóhivatal szemében általában

az minősül eredeti és hiteles dokumentumnak, amely nyomtatott és kézzel aláírt.

Szentesi Péter, az Utazzlastminute kft. utazásközvetítő iroda vezetője szerint az is növeli a papírpazarlást, hogy az utazási irodák, akikkel kapcsolatban van, alig használnak elektronikus számlát. „A nagyobb irodákban látok fejlődést, de összességében sok a felesleges nyomtatás az utazásszervező ágazatban. Ennek ellenére folyamatosan próbálunk fejleszteni, és amit nem muszáj kinyomtatni, azt inkább digitálisan kezeljük. Ezzel azonban vigyázni kell, mert ha valamit nem az előírásoknak megfelelően tárolunk, könnyen jogi útra terelődhet a probléma” – mondta az Üzletrésznek.

A digitális átállást az utazási szektorban is akadályozza, hogy nem reális elvárás, hogy minden utasnak legyen digitális aláírása. Bár van lehetőség online szerződéskötésre, ilyenkor is ugyanannyi papír fogy, mint a személyes ügyintézésnél. „Gondoljunk csak bele, hogy több mint 1000 bejegyzett utazási iroda van az országban. Ha mindegyiknél van évi 1000 foglalás, akkor az jó sok feleslegesen kinyomtatott papírt jelent” – tette hozzá Szentesi.

Mitől lesz egy iroda papírmentes?

A vállalatoknak a papírmentesítéssel gyakorlatilag három területet kell lefedniük. Ezek

• a vállalati digitális tartalomkezelés, amely a fizikai dokumentumok kezelését helyettesíti;
• az üzleti folyamatok automatizálása és támogatása;
• az iratkezelés, vagyis a beérkező iratok digitalizálás és tárolása.

Ezeknek a megoldásoknak egyszerre kell jelen lenniük, de a sok cégnél csak az egyiket próbálják ki. Az is gyakori hiba, hogy szervezeti egységenként különböző megoldásokat használnak, és amikor át kell adniuk egymásnak egy-egy dokumentumot, akkor azt csak nyomtatással tudják elintézni, mert a két rendszer nincs integrálva.

A többség nincs megelégedve

A Quattrosoft Kft. tavaly végzett felmérést Magyarországon a papírmentességről 20 nagyvállalat megkérdezésével. Az derült ki, hogy a banki és a biztosítói szektor nagyvállalatai járnak élen a papírmentesítésben. Ezek a vállalatok éves szinten több millió irattal foglalkoznak, így akár évi több száz millió forintot spórolhatnak a papírmentesítéssel és automatizálással. Azok közül azonban, akik már befejezték az átállást, csak 22 százalék elégedett az eredménnyel. Tresch András, a Quattrosoft Kft. ügyvezetője szerint a legtöbb esetben a félmegoldások jelentik a problémát. A nem megfelelően működő rendszerek felemésztik az erőforrásokat ahelyett, hogy növelnék a hatékonyságot, a kezdeti rossz tapasztalat pedig megnehezít minden további fejlesztést.

Azok közül, akik már befejezték az átállást, csak 22 százalék elégedett az eredménnyel Forrás: Quattrosoft Kft.

Szabályoknak akarnak megfelelni

A Quattrosoft Kft. kutatásának egyik célja a cégek motivációinak feltérképezése volt. Meglepő eredmény, hogy a vállalatok többségét nem a költségcsökkentés, sem a hatékonyság növelése és nem is a környezetvédelem motiválja a papírmentesítésre. A legtöbben azért kezdik meg az átállást, mert a törvényi előírásoknak szeretnének megfelelni, illetve elkerülni a bírságot. Ami pedig a leginkább visszatartja a cégeket az a magas átállási és szoftverlicenc költség, de az anyagiak mellett gyakori akadály, hogy a téma átnyúlik a szervezeti határokon, így nem egyértelmű, hogy kinek a feladata.

Tresch szerint a nagyvállalati környezetben sem digitalizálható minden tevékenység: a szerződések aláírása például általában marad papíralapú, és a számlák kiállításánál is sokan ragaszkodnak a nyomtatott verzióhoz. A Quattrosoft Kft. legdigitálisabb ügyfele egy nagy biztosító cég, amely 99 százalékban papírmentesen működik.

Bár gyakorlatban is lehetséges a 100 százalékig papírmentes iroda kialakítása, anyagilag nem mindenkinek éri meg.

A kkv-knak is opció az átállás?

A papírmentes irodára való átállás nem egyszerű séma alapján történik: minden vállalatnak a digitalizáció más szintje ideális, és eltérőek a szempontok. A nagyvállalatok többnyire azt várják el, hogy hozzájuk alakítsák a digitális rendszereket, például plusz funkciókat és egyedi iratmintákat kérnek. Mivel a kis cégek kisebb költségvetésből gazdálkodnak, nincs is lehetőségük testreszabásra: a minden felhasználónak elérhető eszközökből válogatnak, és azokat a saját igényeik szerint használják. Sokan a Dropboxban tárolnak és osztanak meg dokumentumokat, de ennek is megvan a maga hátránya, például a Dropbox nem követ folyamatokat. Emellett vannak online feladatkezelést támogató szoftverek, például a BaseCamp és a Trello, amelyek segítenek rendszerezni a feladatokat. Tresch szerint cégmérettől függetlenül az információgyűjtés az átállás előtt a legfontosabb lépés, bár nagyon nehéz a témában tájékozódni, mivel a terület folyamatosan változik.

A környezetünk nem érdekel senkit?

A papírmentesítésről rögtön a környezetvédelem kérdése juta az eszünkbe, az eddigiekből mégsem úgy tűnik, hogy ez fontos szempont lenne a magyar vállalatoknál. Dr. Duma László, a Returpack ügyvezetője és egyetemi kutató szerint a hazai kkv-knál nagyon kevés figyelmet kap a környezettudatosság. Általában azok a cégek figyelnek erre, amelyeknek az első embere személyesen elkötelezett a környezetvédelem iránt. A multiknál kicsit más a helyzet, környezetvédelmi politikájukat a magyarországi működésükre is alkalmazzák. Náluk több a környezetet kímélő intézkedés, de a szabályok betartása fő motiváló erő.

A szakértő szerint hazánkban nem fejlett a társadalmi felelősségvállalás kultúrája. Az utóbbi években lát némi előrelépést, de a válság hátráltatja a folyamatot. Az állami szerepvállalás sokat javíthatna a helyzeten: Norvégiában például az autóvásárlási listán vezető az elektromos autó, mert adókedvezményben részesül, aki ilyen típusú autót vesz. Hasonló kezdeményezésekkel, például a cégek környezettudatos működését és a kapcsolódó beruházásokat támogató pályázatokkal növelhető a magyarországi kkv-k környezettudatossága. A környezetkímélő működést jutalmazó díjakkal és elismerésekkel is jó eredményeket lehetne elérni. Duma szerint a vállalatoknál a tulajdonos vagy ügyvezető feladata, hogy lépéseket kezdeményezzen, nem várható el, hogy a munkavállalók vállalják a felelősséget.

A magyarok nem hatékonyságot, hanem bevételt növelnének

A magyar és a külföldi vállalatokban közös, hogy az emberi munkaerő hatékony kihasználásával jelentősen javíthatók a cég eredményei, és ennek fontos része lehet az irodák papírmentesítése. „A magyar cégeknél viszont inkább a költségek csökkentésével reagálnak a nehéz üzleti környezetre, nem pedig az erőforrások hatékonyabb kihasználásával. Ez azt is jelenti, hogy a magyar cégek nem kevesebb költségre, hanem több bevételre törekszenek” – mondta Vékony Tibor, a Xerox termékmenedzsere az Üzletrésznek.

Vékony szerint az irodák papírmentessé tételében fontos a tudatosság növelése a munkavállalók körében, például azzal, hogy a vállalat megfelelően kommunikál a papírmentes munka fontosságáról. Szigorúbb, de hatékony megoldás, ha bevezetik a nyomtatás és fénymásolás mennyiségének monitorozását. Ehhez segítséget nyújt a Xerox Print Awareness Tool megoldása, amely valós időben mutatja, hogy ki mikor és mekkora mennyiségben nyomtatott, ez pedig mennyi pazarlást jelentett. Az utóbbi években a Xerox egyre nagyobb hangsúlyt fektet arra, hogy fejlesztéseivel támogassa az irodai papírmunka digitalizálását minél több szektorban, köztük a pénzügyis szolgáltatóknál és a kórházakban.