Ezen a területen jól vizsgáztak a magyar vállalkozások

Iron Mountain DMS Photo Shoot

Az információs környezet minden várakozást felülmúlóan megváltozott világszerte az elmúlt évtizedben. A vállalkozások többsége nagy küzdelmet folytat azért, hogy megtalálja a megfelelő válaszlépéseket az adatkezelés és –védelem területén jelentkező újabb és újabb kihívásokra. Az információmennyiség gyors növekedésének, a közösségi média és mobil eszközök robbanásszerű elterjedésének köszönhetően azonban sok cég esetében hiányzik a megfelelő humán szaktudás, vagy technikai háttér, vagy legrosszabb esetben mindkettő, hogy megfelelő színvonalon tudják menedzselni a dokumentumaikat.

A fentiek is motiválták az Iron Mountaint, a piacvezető iratkezelő vállalatot és a PricewaterhouseCoopers, a világ négy nagy könyvvizsgáló társaságának egyikét, hogy az adatkezelésben rejlő kockázatokat kategorizálja a kkv-k európai piacán egy részletes kutatás keretében, amely sok egyéb mellett egy összetett adatkezelési-kockázat érettségi indexet is tartalmaz. Az ötletgazdák arra keresték a választ, hogy a kis- és középvállalkozások Európa szerte milyen hatékonysággal küzdenek meg az adatkezelésben rejlő növekvő kockázatokkal. A kutatásban 600 kkv vett részt hat európai országból: Angliából, Franciaországból, Németországból, Hollandiából, Spanyolországból és Magyarországról.

Ellentmondásos adatok

A kutatás szerint a megkérdezettek 68 százaléka véli úgy, hogy az információkkal történő felelős bánásmód elősegíti az üzleti sikerek elérését és a többség mára felismerte, hogy az információ értékes vagyoneleme minden társaságnak. Ennek ellenére csak 45 százalék rendelkezik az adataikra leselkedő kockázatok kezelésére vonatkozó stratégiával, miközben 44 százalék arra számít, hogy az adathalászat kockázata a jövőben növekedni fog.

Átgondolt stratégiával csökkenthetők a kockázatok Forrás: © 2008 Tom Kates/Tom Kates

A kutatásból az is kiderül, hogy mit gondolnak a kkv-k az adatvédelem és a dokumentum menedzsment fontosságáról és hogy mit tesznek ennek eléréséért.

Miközben 78 százalék gondolja úgy, hogy mindent meg kell tenni az adathalász támadások megelőzéséért,

47 százalék nyilatkozott úgy, hogy a menedzsment nem tartja fontos ügynek az adatvédelmet.

Legalább ugyanennyire ellentmondásos az az adat is, hogy amíg a kkv-k a legszigorúbb biztonsági előírások betartását követelik meg a szállítóiktól és csak 14 százalék dolgozna olyan beszállítóval, amely már elszenvedett adathalász támadást, addig ezeket a szigorú biztonsági előírásokat saját magukra vonatkozóan nem tartják kötelezőnek.

Stratégia az adatkezelésre

A kutatás azt is számszerűsíti, hogy milyen károkat okozhat a nem megfelelő színvonalú adatkezelés. A vizsgált vállalatok 93 százaléka alkalmaz több, mint 250 olyan munkavállalót, akik adathalász támadást tapasztaltak a múlt esztendőben. Ezek

a támadások 450 és 850 ezer font közötti veszteséget okoztak az érintett vállalkozásoknak.

A felmérés országok szerinti bontásából kiderül többek között, hogy a francia cégek 55 százaléka rendelkezik ellenőrzött stratégiával az adatkezelésükben esetlegesen bekövetkező vészhelyzetekre. Ez a szám az angol cégeknél csak a 34 százalékot éri, míg a vizsgált 6 ország tekintetében átlagosan is csak a 45 százalékot. A holland cégek 40 százaléka, míg a magyar cégek 38 százaléka rendelkezik ellenőrzött vállalati kockázat nyilvántartással szemben a németeknél mért 21 százalékkal, vagy az átlagos 32 százalékkal.

Leköröztük a német, angol és francia cégeket

A felmérésben

a holland és magyar vállalatok érték el a legmagasabb átlag pontszámot 62,4, illetve 61 ponttal.

A hat ország kkv-it vizsgáló kutatásban Hollandia az az ország, ahol leginkább stratégia kérdésként kezelik a dokumentum menedzsment területét.

Mint Szakonyi András, az Iron Mountain Kelet- és Észak-Európáért felelős alelnöke elmondta a magyar kkv-k a legnagyobb előrelépést a dokumentum menedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.

Hogy ez mit jelent a gyakorlatban? A vállalatvezetők nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy a munkatársaiknak útmutatást adjanak a papír alapú és elektronikus adatok biztonságos kezelésére és tárolására vonatkozóan.

A magyar cégek 61 százaléka látja el alkalmazottait a papír alapú dokumentumok biztonságos kezeléséhez szükséges egyértelmű útmutatóval

szemben az átlagos 50 százalékkal, vagy a spanyol kkv-re jellemző százalékkal.

Magyarország az Iron Mountain és a PwC kutatásában olyan gazdasági nagyhatalmakat előz meg, mint Németország, Anglia, vagy éppen Franciaország.

Csökkenthetők a kockázatok

Természetesen a tanulmányban a készítők arra is tesznek javaslatot, hogy a kkv-k milyen módon tudják csökkenteni az adataikra leselkedő kockázatokat.

• Elsőként a cégvezetésnek a prioritások közé kell helyeznie a dokumentum menedzsmentet.
• Második lépésben a területért felelős munkatársnak, menedzsernek fel kell mérnie, hogy a cégnek milyen adatai vannak, és azokat hol és milyen módon tárolják és döntést kell hozni azzal kapcsolatban, hogy melyek azok az adatok, amelyekre továbbra is szükség van, és melyek azok, amelyekre már nincsen.
• Végül, de nem utolsó sorban pedig meg kell győzni a munkatársakat, hogy kellő hangsúlyt fektessenek az eredményes dokumentum menedzsmenthez szükséges feladatok elvégzésére.