Milliókat spórolhatnak a kkv-k

A céges dokumentum- és adatlapcunami digitalizálása 10 milliós extra megtakarítást jelenthet egy közepes méretű vállalat számára éves szinten, országosan pedig akár 100 milliárddal több maradhatna a vállalati szféránál - állítják a Netlock szakértői. A statisztikák szerint évente 50 ezer tonna irodai papírt használunk üzleti célra Magyarországon. Egy A4-es papírlap súlya öt gramm, ez évente 10 milliárd oldalt jelent.

Ha csak a nyomtatási költséget vesszük alapul – ami átlagosan 8–10 forint laponként –, akkor is 80–100 milliárd forint megtakarítás maradhatna a digitalizáció révén a vállalatok zsebében évente. Ennyit spórolhatnánk az elektronikus hitelesítéssel és e-aláírással, hiszen legtöbbször csak azért nyomatunk ki dokumentumokat, hogy aláírásunkkal hitelesítsük azokat – mondta Füzesi Csaba az elektronikus hitelesítéssel foglalkozó cég termékfejlesztési vezetője.

Jelentős sprórolást hozhat már az is, ha a kötelezően aláírandó dolókumentumokat meg lehet spórolni, de durvák a számok a postázás és dokumentummozgatás, -kezelés és papíralapú archiválás terén.

Akár 20–30 millió forintot is elvihet az ilyen jellegű adminisztratív költség, a nagyobb szervezeteknél pedig az elveszett okmányok okozta költségekkel is számolni kell. A nemzetközi statisztikák alapján nagyobb szervezetekben az összes papíralapú dokumentum 7-8 százaléka vész el átlagosan. Az elveszett dokumentumok 20 százalékát soha nem találják meg, ezért újra el kell azokat készíteni.

Minden vállalatnál rengeteg munkaügyi dokumentum keletkezik papíron, miközben ezek döntő többsége elektronikusan is aláírható lenne tömegesen is. Így például az M30-as nyomtatványok január végi aláírása is. Mindez egyetlen kattintással is megoldható lenne.

Forrás: Thinkstock

Az e-aláírásosok legújabb generációja rendkívül egyszerűvé és kényelmessé teszi az aláírási folyamatot.

Míg régebben egy chipkártyára és egy számítógéphez csatlakoztatott kártyaolvasóra volt szükség a dokumentumok elektronikus aláírásához, ma már mindez egy weboldalon keresztül megtehető vagy akár egy tableten, kézzel egyszer aláírva is megoldható a papírmentes hitelesítés.

A cégvezető az elektronikus aláíró rendszer segítségével, a biztonsági azonosítást követően az M30-as nyomtatványokat tömegesen néhány kattintással digitálisan aláírhatja, akár egy webes felületen keresztül is. A munkavállaló saját példányát pedig egy tableten, speciális tollalat használva, biometrikus aláírásával ellenjegyezheti. Ugyanígy aláírhatóak munkaszerződések, vagy akár e-mailen érkezett PDF- vagy Word-dokumentumok is - kérdés, hány munkavállaló akar megválni a papír alapú munkaszerződésétől.

Ez ma már egyáltalán nem luxus, akár havi 2 ezer forintért is kiváltható egy e-aláírás-előfizetés – mondta Füzesi Csaba.