Nyílt légterű, vagy zárt legyen az irodánk?

Néhány évvel ezelőtt még a csapból is az open office - azaz az egy légtérben kialakított iroda – előnyei folytak. Még azok a cégek is egylégterű irodát alakítottak ki, ahol a munkavállalók már évek óta az elkülönített „kisirodákhoz" szoktak, vagy otthon dolgoztak, azon a címen, hogy a nyílt légterű iroda javítja a munkavégzés hatékonyságát, egyszerűbb a kommunikáció és így jobb az információáramlás. Ám néhány évtizedes gyakorlat megszülte e koncepció hátrányait is. Mégis mit válasszunk? Megnéztük a nyílt és zárt légterű irodák előnyeit és hátrányait és megmutatjuk, a cégek miként keresnek köztes megoldásokat.

Egyre kisebb irodatér

Az egylégterű iroda koncepciója egészen az 1950-es évekig és Hamburgig nyúlik vissza, majd az Egyesült Államokban kezdett elterjedni. Az előnyei egyértelműek: elsősorban mert olcsó. Az egylégterű iroda a minimalista dizájn tökéletes példaképe: néhány asztal és szék elég a megvalósításához. Tetszőlegesen alakítható a létszámhoz, és akkor sincs nagy gond, ha egyes munkakörök változnak, egy asztal, szék arréb kerül.

A zárt irodának is vannak előnyei Forrás: Shutterstock

Másrészt, a cégek úgy vélik, egy nyitott légtérben sokkal szabadabb, motiváló vállalati kultúra alakul ki a kollégák között, amely támogatja a nyitott kommunikációt, s ezzel práhuzamosan javulnak az emberek közötti kapcsolatok.

Az elképzelések szerint a nyílt légtér támogatja a kollégák együttműködését, a csapatmunkát és javítja a kreativitást.

Ez az elrendezés nagy népszerűségnek örvend olyan cégeknél, ahol kifejezetten ezekre van szükség a hatékony munkához, mint például reklámügynökségeknél, grafikus tervezőirodákban, szerkesztőségekben, vagy marketingügynökségeknél.

Sok esetben azonban a gyakorlat nem támasztja alá az elméletet: a felmérések szerint

a munkavállalók mintegy 15 százalékot veszítenek hatékonyságukból egy open office légkörben,

mivel sokkal kevésbé tudnak a munkájukra koncentrálni egy zajos irodában az állandó telefoncsörgés és beszélgetések miatt. Arról nem is beszélve, hogy ha valakit félbeszakítanak, legalább 20 percre is kiesik a munkamenetéből, és kétszer nagyobb a valószínűsége annak, hogy elkap valamilyen betegséget a kollégáktól, mintha elkülönítve, vagy otthon dolgozna.

A nyitott légterű iroda bizonyos szempontból a memóriánkra is rossz hatással lehet, nem beszélve az úgynevezett hotdesking megoldásról, amelynek alapkoncepciója az, hogy a kollégák oda ülnek, ahova szeretnének, nincs senkinek sem saját asztala. A pszichológusok szerint sokkal több mindenre emlékszünk, ha saját magunk által kialakított kis mikrokörnyezetünkben végezzük a munkát.

A kutatások szerint a legtöbb open office légkörben dolgozót a zaj zavarja.

A Sydney Egyetemen végzett kutatás szerint a nyitott légterű irodisták 50 százaléka, az elválasztó fallal dolgozó kollégák 60 százaléka, míg a zárt irodában dolgozók 16 százaléka elégedetlen a zajszinttel. A professzorok 14 aspektusban kérdezték meg a különböző felosztásban dolgozók véleményét, mint például az iroda hőmérsékelte, a levegő minősége és az elvonulási lehetőség, ám az elszeparált irodák jobban teljesítettek, mint az open office.

Milyen információ áramlik?

Egy nyílt légterű irodában mindenki mindent hall. Még azt is, ki mit vett a férjének karácsonyra, hol járt a hétvégén, vagy éppen miről szólt az előző napi szülői értekezlet.

Egy open office környezetben valóban remekül áramlik az információ, a bökkenő csak annyi, hogy többnyire nem a munkával kapcsolatos dolgokról folyik a diskurzus

a kollégák között. A gyakorlat azt mutatja, ha komoly szakmai brainstorming-ot szeretnénk, ahhoz célszerű egy tárgyalót foglalni.

Köztes megoldás

Mindennek ellenére a szakértők szerint nem valószínű, hogy a open office koncepció eltűnik a közeljövőben, de egyre több cég tér át a saját irodás megoldásra, vagy köztes megoldásokat keresnek.
Számos vállalat úgy próbál könnyíteni a nyitott légterű iroda hátrányain, hogy

elkülönített kis alapterületű, úgynevezett telefonáló boxokat alakít ki, ahol egy-egy igazán koncentrációt igénylő munkafolyamathoz,

hosszabb telefonáláshoz, vagy videókonferenciához a kollégák félre tudjanak vonulni. A pszichológusok szerint azonban egy probléma akad ezzel: sokan nem szeretjük elhagyni a csoportot, félrevonulni. Egyfajta menekülésként éljük meg tudattalanul is, kifejezetten olyan munkahlyeken igaz ez, ahol nagy a nyomás a kollégákon. Egyesek akár gyengeségként is értékelhetik az elvonulást.

Nyílt légterű iroda Forrás: AFP

Más cégek másként próbálnak köztes megoldást találni a problémára: egy építész cég kisebb, 3-15 fős kisirodákat alakított ki, ahol tevékenység szerint dolgoznak a munkatársak. Az együttműködés megvan, de mégsem zavarja őket felesleges háttérzaj. Van, aki a technológiát hívta segítségül: az irodában három méterenként érzékelőt szereltek fel, amely figyeli a tér zajszintjét, a hőmérsékletet és az emberek számát. A kollégák egy alkalmazáson keresztül juthatnak az érzékelő adataihoz és kiválaszthatják a számukra legcsendesebb helyet az irodában.

Kinek a pap

Sokaknak tehát teher az open office, ám vannak, akik igazán ott érzik elemükben magukat. Az ismétlődő munkafolyamatokat végző kollégáknak, vagy éppen kezdő munkatársaknak is jó választás lehet. Utóbbiak ugyanis így rengeteget tudnak tanulni másoktól, gyorsabban felveszik egy cég ritmusát, mintha magára maradna egy zárt irodában.

Ezt tudja a zárt iroda

A nyílt légtérrel szemben egy zárt irodában könnyebb az odafigyelés, nincs, ami elvonja a figyelmünket, így a munka hatékonysága is nagyobb, mint egy nyílt légterű irodában. Vannka cégek, ahol a külön iroda a ranglétrának egy magasabb fokát jelképezi. Mégis, ez a fajta megoldás sokakban szorongást okoz, úgy érezhetik, hogy kiszakadtak a csapatból és a perifériára kerültek. Másrészt a munkavégzés is kevésbé ellenőrizhető.

A szakemberek javasolják, hogy a cégvezetők és HR-esek tekintsék át a vállalat tevékenységét, hiszen ez határozza meg az iroda elrendezését is. A szolgáltató központok, call centerek, ügyfélszolgálatok tevékenységére remekül illeszthető ez az irodatípus. Ahol az egy légterű iroda tűnik a legjobb megoldásnak, ott gondolják át a kollégák elhelyezését, kit, hova ültetnek.

A nálunk dolgozó korcsoportok már általában nyílt légterű munkahelyeken szocializálódtak, amely több szempontból is szerencsés.

Tapasztalataink alapján ez a típusú térszerkezet nagy mértékben elősegíti a csapatmunkát, a tudás átadását és a gyors információáramlást, mely tényezők vitathatatlanul növelik a napi munkavégzés hatékonyságát." – fogalmazott az iroda.blog-nak Janza Ákos, a tőzsdeindexekkel, portfólió kockázatkezelő és teljesítménymérő eszközökkel foglalkozó MSCI budapesti irodavezetője. A cég lassan két éve költözött a Váci úti „irodafolyosón" található Green House irodaházba. Ahogy mondta, a cég dinamikusan növekszik, ezért lényeges, hogy ha a létszám emelkedik, ne kelljen átalakítani az egész teret, az irodára általánosan jellemző a tágas térkialakítás.