Mennyi ideig őrizheti meg egy cég a pályázó önéletrajzát?

Meeting for coffee, dayplaner on table

A GDPR különösen reflektorfénybe helyezte a személyes adatokat tartalmazó önéletrajzok kezelését. A cégek szeretik megtartani az önéletrajzokat a sikertelen pályázók esetében is, hiszen egy újabb megüresedett pozícióhoz nem szükséges új toborzást indítani. Jó ez az álláskeresőnek is, hiszen nem kell újra pályáznia. A törvény szellemét is figyelembe véve, mennyi ideig tartsa meg a HR az önéletrajzokat?

Ha az álláskereső nem egy meghirdetett álláspályázatra jelentkezik, akkor egy válasz-e-mailben célszerű visszajelezni az adatkezelésről. Ha a portán megengedett levelek átvétele, akkor célszerű a portán hagyni egy általános adatkezelési tájékoztatót, amelyet a portás átad a jelentkezőnek.

Az önéletrajzokban nagyon sok személyes adat szerepel.

Az adatkezelés jogalapjára nincs elterjedt álláspont,

egyesek szerint az álláskereső önkéntes hozzájárulása a jogalap, míg mások szerint a szerződéskötési szándék. Más kérdés, hogy a kettő tulajdonképpen egy tőről fakad, ráadásul a jelentkező bármikor visszavonhatja az adatkezelési hozzájárulását. Bárhogyan is kezeli a cég a jogalapot, arról tájékoztatni kell az álláskeresőt.

A cég csak a pályázó hozzájárulásával tarthatja meg a sikertelen pályázatot Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

Ha az álláskereső pályázata sikertelen, akkor a személyes adatokat törölni kell a rendszerből, hiszen nincs jogalap a további kezelésre.

Ugyanakkor ezzel ellentétben áll az a munkáltatói érdek, hogy későbbi álláspozícióra meglévő önéletrajzok közül válogassanak, másrészt a cég bajba kerül, ha a pályázó eljárást kezdeményez az egyenlő bánásmód elvének megsértése miatt, mondjuk szexuális irányultságára vagy egyedül nevelt gyermekére hivatkozva, a cégnél pedig nincs már meg a panaszos pályázata.

Ez a veszély három évig lebeg a cég feje felett.

A fentiek alapján Rátkai Ildikó a Rátkai Ügyvédi Iroda HR szakjogász ügyvédje az alábbi álláspontot tartja elfogadhatónak.

A sikertelen pályázóktól kifejezett hozzájárulást kell kérni adataik további kezelésére, miután kiderült, hogy nem őt veszi fel a cég, ebben pedig egy észszerű határidőt kell adni az adatok kezelésére. A személyes adatai csak akkor őrizhetők meg, ha ehhez a jelentkező hozzájárulást adott.

A munkáltató mérlegelje azt is, hogy a pályázat rendelkezik-e egy későbbi esetleges diszkriminációs eljárás kockázatával. Ebben az esetben ugyanis a munkáltató jogos érdek alapján őrizheti a pályázatot három évig, melyről köteles tájékoztatni az álláskeresőt.

A teljes cikk a Kamaraonline.hu-n olvasható el.