Ma már minden folyamatnak számít egy cégben, ami új gondolkodásmódot kíván

Businesspeople in lobby, high angle view

A magyarországi kis- és középvállalkozások döntő hányadában szervezetlenek a működési folyamatok, inkább bejáratódott sémák vagy rutin alapján működik minden, nem pedig hatékonyan. Amint kilép egy munkavállaló, szinte pótolhatatlan veszteséget okoz. De van megoldás, egy kkv is professzionális szintre hozhatja fel a cég működési folyamatait - erről a Piac & Profit Szervezetfejlesztés - 2018 konferenciáján beszéltek az előadók.

Delegálás - azaz feladatleosztás. Ez az a döntési határvonal, ami egy vezető életében általában eljön, és ekkor két utat választhat: vagy agyondolgozza magát, a munkatársai meg vígan hazamennek a munkaidő végén, vagy egyenletesen terheli önmagát és környezetét is.

Nyilvánvaló, hogy nem csak a főnök tud mindent megoldani, ahogy az is nyilvánvaló, hogy a sikeres vállalkozáshoz előfeltétel a feladatok hatékony elosztása.

„Három–tíz embert tudunk közvetlenül irányítani. Ez azt jelenti, hogy maximum két órát szánhatunk rá mindegyikükre heti szinten - mondta a konferencián Varró Norbert, a Resultator Kft. ügyvezetője.

Egy cég szervezetlennek számít, ha egy feladat egy konkrét személyhez kötődik és nélküle borul minden.

Szervezett akkor lesz egy cég, ha egy feladatot bárki el tud látni, azaz munkavállalócentrikus szervezet helyett folyamatorientált szervezetté válik

- mondta Gordos Koppány, a Click On Hungary Kft. technológiai tanácsadója.

Egy cég akkor működik hatékonyan, ha a szervezete rugalmas Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

Gyakori az is, hogy a céges struktúra rugalmatlan, a szervezet ún. silókban működik, melyek között nincs átjárás. Ekkor az alulról jövő új ötletek, kezdeményezések szinte biztosan halálra vannak ítélve, hiszen a silók közötti változásban nincs érdekeltség.

A silósodást folyamatgazdák kinevezésével lehet megtörni, akik nem szakmai főnökök és csak kisebb szeletét kapják a működési folyamatoknak, de azt több szervezet között megosztva.

Varró Norbert szerint 25-200 fős létszám között „még menthetők a cégek, mert nem túl merevek a folyamatok".

Szederkényi Zsolt, az xFLOWer Group Kft. ügyvezetője szerint „folyamattámogató szoftverek, work flow rendszerek nélkül ma már elképzelhetetlen, hogy hatékonyan működjön egy cég".

A silósodást, a csontosodást természetesen nem kell megvárni.

A szervezet optimális működéséhez időben kell felfedezni a kialakulófélben lévő problémákat, és rögtön megoldást kell találni rájuk. Amikor érzékelhető problémák vannak, már érdemes lépni. De léteznek látens problémák is, amiket jobb időben felmérni, mielőtt még gondot okoznak, hiszen akkor már sokkal nehezebb - és sokkal magasabb költségbe is kerül - orvosolni azokat. Késő például akkor, ha egy vezető már nagy számú elégedetlenséget tapasztal - utalt rá Békési Gábor, a CVI Solutions szervezetfejlesztési szakértője.

Persze mérni is tudni kell, hiszen egy túl általános vagy nem releváns mérés, bonyolult ábrákkal és hosszú riporttal, nem fog hatást kiváltani. Varró Norbert szerint inkább ott kell folyamatot javítani, ahol sokat hibázik a szervezet, ahol sok kézen megy át valami. A mérés során érdemes priorizálni is a problémák kritikusságát, így egyből látható, hol kell egyből lépni.

Cikkünk a Piacésprofit.hu írása alapján készült.