„Talán nincs is olyan hazai kis- és középvállalat, ahol legalább egyszer ne okozott volna már valamilyen fennakadást, hogy nem volt elérhető a cégvezető, az aláíró. A nagyobb vállalatok esetében inkább a több aláírást igénylő dokumentumok kezelése és továbbítása kapcsán jelenik meg a probléma, ha az iratokat papíron és nem digitálisan kezelik. A nyár ilyen szempontból mindig a legkritikusabb a szabadságok miatt" – mondta Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás-specialista NETLOCK ügyvezetője.
A problémára régóta létezik költségkímélő megoldás.
Elektronikus aláírással az üzleti iratok halaszthatatlan hitelesítése, aláírása a vezető szabadsága idején is biztosított lehet.
Az új generációs e-aláírás-megoldásoknak köszönhetően a cégvezető néhány kattintással, számítógépen vagy akár egy okoseszközön is aláírhatja a cég jövőjét, működését befolyásoló dokumentumokat.
Még akkor is, ha éppen a tengerparton pihen vagy éppen egy reptéri váróban ül.
Mindez nem utópia és egyáltalán nem luxus. Az e-aláírások új generációjának használata ráadásul nemcsak kényelmes és egyszerű, hanem költségkímélő is. A cégnél például havi két-három ezer forintért aktíválható az e-aláírás szolgáltatás, melynek használatához sem chipkártyára, sem számítógéphez csatlakoztatott kártya-olvasóra nincs szükség.
Az e-aláírások ezen új generációja felhőalapú szolgáltatásként érhető el, azaz számítógépen, okostelefonon és tableten egyaránt használható operációs rendszertől függetlenül.
A folyamat mindeközben rendkívül biztonságos. Az e-aláírás igénylése egyszerű és a vezető személyes megjelenésére sincs szükség hozzá. A felhasználó belép az aláíró rendszerbe egy weboldalon, és PIN-kódjának megadása után e-aláírhat bármilyen dokumentumot néhány kattintással. Az elektronikusan aláírt állomány éppen olyan joghiteles, mintha az irodában, tintával írta volna alá a cégvezető a kinyomtatott példányt.
Az e-aláírások nem pusztán nyári áthidaló megoldást nyújtanak. Alkalmazásukkal például jelentősen lerövidíthetők – a jellemzően vezetői engedélyeztetést igénylő – folyamatok. Azaz a cég összességében hatékonyabban működhet.
Amennyiben a cég papír alapú nyilvántartással dolgozik, úgy a dokumentumokat előre elkészített meghatalmazással írhatja alá a cégvezető helyettese, így a cégvezető távolléte alatt is folyamatosan biztosított lesz a céges dokumentumok aláírása. Ez a megoldás jöhet szóba akkor is, ha a cégnél létezik elektronikus dokumentumkezelés, de valamely iratot mégis papír alapon kell aláírnia valakinek. Jól jön a meghatalmazás abban az esetben is, ha a cégvezető rendelkezik ugyan e-aláírási lehetőséggel, azonban elérhetetlen a távolléte alatt, így nem szerez tudomást a fontos dokumentum aláírásának szükségességéről.