Négy év után életre keltik az állami szupernyilvántartást

Annyi ember dolgozik a minisztériumoknak, mint a legnagyobb nagyvállalatoknak, eddig azonban nem volt olyan rendszer, amely mindent tudott volna az állam szolgálóiról. Most négy év várakozás után, várhatóan januárban elindul a mindentudó állami személyügyi nyilvántartás, amivel időt és pénzt szeretnének spórolni a minisztériumok. Kiépítésére 892 millió forintot költöttek, és a kormány már a terjesztésén is gondolkozik.

Jövő hét szerdáig adott időt egy november 8-i kormányhatározat a közigazgatási tárca vezetőjének, hogy javaslatot tegyen a december közepétől bevezetendő Kormányzati Személyügyi Szolgáltató Rendszer (KSZSZR) működésére.. A rendszer feladata a minisztériumi személyügyi nyilvántartások egységesítése lesz. A miniszterek november közepéig nyújthatták be a rendszer működéséről szóló javaslataikat a kormánynak, illetve november 30-áig kellett egyeztetniük a rendszert érintő belső szabályzataik összehangolásáról.

A friss határidők ellenére a KSZSZR nem új találmány. Az ötlet, hogy a minisztériumok egységen bonyolítsák személyi ügyeiket, a második Gyurcsány-kormány hivatalba lépése után vetődött fel. A rendszer kiépítését az addig nem létező Kormányzati Személyügyi Államtitkárságot vezető Szetey Gábor kezdeményezte. A terv az volt, hogy a minisztériumok humánpolitikai feladatai és a munkát végző köztisztviselői idővel az államtitkárság alatt működő úgynevezett Kormányzati Személyügyi Szolgáltató Központba (KSZSZK) kerülnek, ez azonban csak részben valósult meg: a KSZSZK már koordinál bizonyos humánpolitikai folyamatokat, a minisztériumi dolgozókat egységes adatbázisba szervező nyilvántartás azonban a mai napig nem indult el.

Egy nagyvállalatnyi ember

"A nyolc jelenlegi minisztériumban ma összesen körülbelül 5500-6000 kormánytisztviselő dolgozik, ami nagyjából egy nagyvállalat dolgozói létszámának felel meg. Ha ekkora cégeknél alapvető, hogy a dolgozók adatait egységes személyügyi nyilvántartásban vezessék, akkor ebben a szektorban pláne" - mondta a nyilvántartásról az [origo]-nak Farkas Csaba, a projekt informatikai vezetője, aki a még a kormányváltás előtt vette át a feladatokat. A májustól a közigazgatási tárcán belül működő Kormányzati Személyügyi Központ (KSZK) azt közölte az [origo]-val, hogy 4 évnyi előkészítés és egy decemberi tesztüzem után januártól élesben is elindulhat rendszer.

A teljes egészében európai uniós forrásból (ÁROP - Államreform Operatív Program keretében), 892 millió forintból megvalósítandó program informatikai-fejlesztési feladataira 2007 áprilisában írt ki közbeszerzési pályázatot a Miniszterelnöki Hivatal. Ennek első köre érvénytelen lett, noha a kiírás és a vonatkozó kormányhatározat szerint a rendszernek 2008 végéig el is kellett volna indulnia. A változatlan tartalommal 2008 elején meghirdetett második pályázatot az indiai tulajdonú Tata Consultancy Services Ltd. nyerte. A cég a projektvezető tájékoztatása szerint azóta több olyan, magyar céget is bevont alvállalkozóként a fejlesztésbe (például a Qualysoft Zrt-t vagy a Freesoft Nyrt-t), amelyek hasonló munkákon korábban is dolgoztak kormányzati megrendelésre.

Előkészítették a terjeszkedést

A kormánydöntéstől számított négy évről Farkas Csaba azt mondta, azt nem tartja hosszú időnek, bár már nincs olyan kollégája, aki 2006, a program megkezdése óta a rendszer előkészítésén dolgozna. A munka megkezdése előtt 2007-ben megvalósíthatósági tanulmányok készültek, és csak ezek után írták ki a közbeszerzéseket. Az érdemi munka, az ügyviteli rendszer kialakítása elmondása szerint 2009 elején kezdődött meg, a miniszterelnök-váltás és a gazdasági válság miatt azonban megcsúszott a projekt, és ha jelentős halasztással nem is járt, azért a minisztériumi struktúra kormányváltás utáni átalakítása és a kormánytisztviselőket érintő törvények változása az idén is okozott zökkenőket.

"A kormányváltás előtt, tavasszal az egészségügyi minisztériumban kezdődött a rendszer tesztelése, de mire érdemi eredményre jutottunk volna, már nem tizenhárom tárca volt, csak nyolc, nem köztisztviselők dolgoztak a minisztériumokban, hanem kormánytisztviselők, a korábbihoz képest megváltozott munkajogi feltételekkel" - magyarázta a projektvezető, mindez azonban azt mondta, nem befolyásolja az újabb, remélhetőleg végső, januári határidőt.

A november eleji kormányhatározat részben a januári indulással kapcsolatban és azt megelőző, kétlépcsős decemberi teszttel összefüggően ír elő feladatokat - egészítette ki a projektvezető információit Kis Norbert, KSZK vezetője. Kis szerint most kell elkészíteni a rendszerhasználat helyi szabályait, betanítani és felkészíteni a HR-munkatársakat, mindezt alig egy hónap alatt. A rendelet mindezeken túl már a projekt egy következő részét is előkészíti: felkéri a közigazgatási minisztert, hogy tegyen javaslatot arra, hogy a rendszert a jövőre felálló központi és területi kormányhivatalokban is bevezessék.

Tortúra az adatszerzés

S hogy mit nyer a közigazgatás az átállással? Kis Norbert szerint elsősorban időt és energiát, de azt mondta, nemcsak egyszerűbb és hatékonyabb, hanem olcsóbb is lesz a rendszer.

"A tizenhárom korábbi minisztériumban májusig tizenhárom különböző személyügyi nyilvántartás működött, és ezeknek is csak egy részének volt informatikai támogatása, rengeteg adatot tároltak papíron vagy különböző excel-táblázatokban. A heterogén rendszerből egyrészt kész tortúra volt adatokat szerezni a munkavállalókról, másrészt mindenütt kettős vagy még több nyilvántartásból kellett kinyerni az információkat. Volt egy nyilvántartás a munkaviszonyokról, egy a cafetéria-juttatásokról, és még ki tudja, hányféle. Most pedig egyetlen rendszerből a dolgozó minden adata lekérhető és követhető lesz" - sorolta az új rendszer előnyeit a KSZK vezetője.

Kis szerint egyetlen gombnyomással lekérhető lesz például, hogy összkormányzati szinten hány munkavállaló éri el egy adott időpontban a nyugdíjkorhatárt, mennyi prémiumot osztottak egy-egy időszakban vagy mennyit költöttek a dolgozók béren kívüli juttatására. Könnyebb lehet az új rendszerben a kormánytisztviselők vándorlása is: ha például egyik tárcától a másikhoz igazol egy dolgozó, a munkaügyi osztályon nem kell majd új, az ottani sémának megfelelő adatlapokat kitölteni, elég lesz csak egy pipát tenni a közös adatbázis megfelelő rubrikájába.

Más feladatokat végezhetnek

Az egyszerűsítéssel nemcsak idő, de munkaerő is felszabadul, a központ vezetőjének becslése szerint amit eddig 3 ember végzett egy-egy HR-osztályon, arra most elegendő lesz egy. Azt nem tudta megmondani Kis, hogy az összes minisztériumban jelenleg hányan kezelik a személyügyi nyilvántartásokkal, arra a kérdésre pedig, hogy végső soron elbocsátásokhoz vezet-e a rendszer bevezetése, azt mondta, hogy ezekről minden tárca saját hatáskörben dönt majd, de véleménye szerint nem kell elküldeni embereket, az eddigi nyilvántartás-kezelők ezután más feladatokat végezhetnek.

Kis arra a kérdésünkre nem tudott válaszolni, hogy a nyilvántartás egységesítése mellett, miért nem szervezik egy közös központba a minisztériumok HR-osztályait is. Személyes véleményeként azt mondta, szükség van a tárcáknál az adott szervezet munkavállalóit és viszonyait ismerő HR-esekre, hosszú távon, a további ésszerűsítés jegyében azonban nem elképzelhetetlen ezek összevonása sem

Az összesen 892 millió forintból megvalósuló projekt vállalkozási díjának eddig a harmadát fizették ki a KSZF tájékoztatása szerint, a többit a rendszer beindulása után folyósítják, decemberben pedig újabb közbeszerzést írnak ki a rendszer karbantartására és üzemeltetésére.