Az angol és magyar nyelvű, valamennyi hallgatónak elküldött levélben a következőket írták:
Felszólítjuk az Észak-Olaszországból, a Rómától északra fekvő olasz területekről, valamint más fertőzési gócpontnak számító területről érkező munkatársainkat, hallgatóinkat, vendégeinket, hogy önként maradjanak távol az egyetemi közösségtől két hétig
- olvasható a körlevélben, amelyben azt is kérték, hogy az érintettek e-mailben jelezzék a távolmaradásukat, és annak okát. Hozzátették, hogy
a hiányzás igazolt távollétnek minősül.
A levélben kitértek arra is, hogy aki Kínából vagy más fertőzési gócpontból, különösen Észak-Olaszországból érkezik, és lázas, köhög vagy légzési nehézséget tapasztal, az telefonon sürgősen hívja fel a háziorvosát, vagy a kezelőorvosát.
Ezek hiányában lépjen kapcsolatba az egyetem foglalkozás-egészségügyi orvosával, mondja el a panaszait, és azt, hogy fertőzési gócpontban járt, vagy kapcsolatban volt fertőzött emberrel a tünetek megjelenése előtt.
Ha az érintettnek sürgős orvosi ellátásra van szüksége és mentőt kell hívnia, szintén feltétlenül mondja el, hogy panaszai kialakulása előtt milyen kapcsolatban volt a fertőzött területekkel, illetve onnan érkezett emberekkel.