Közel 500 millió euróba kerül az IT alulteljesítése Magyarországon

Az EMEA régióbeli és a hazai kis- és középvállalatok IT rendszereivel kapcsolatban végzett kutatást a Coleman Parkes kutatócég az Epson megbízásából. Az átfogó tanulmány számos hiányosságra világít rá a költséghatékonysággal és az alkalmazott technológiákkal kapcsolatban. Az okokról és a lehetséges megoldásokról Fábián Miklóst, a cég kereskedelmi vezetőjét kérdeztük.

A digitális forradalom idején jogosan merül fel a kérdés, hogy szükség van-e egyáltalán a nyomtatásra?

Több mint 38 év telt el azóta, hogy egy brit-amerikai információkutató a „papír nélküli irodát” megálmodta. Az igazság azonban az, hogy ma is naponta használják a nyomtatókat, sőt a magyarországi irodai dolgozók közel háromnegyede szerint a nyomtatás „létfontosságú”, mert segíti a hatékony munkavégzést. Egy munkavállaló pedig naponta átlagosan 16 dokumentumot nyomtat ki, ami 34 oldalnak megfelelő mennyiség. Mindez annak ellenére is így van, hogy hazánkban minden második vállalat (50%) inkább digitalizálja a dokumentumokat, mintsem nyomtatott példányokat tartson. Azonban, amikor olyan irat olvasására, tanulmányozására, szerkesztésére és megosztására kerül sor, mint a jelentések, e-mailek és csatolmányok, az irodai alkalmazottak – a legfiatalabbaktól a legidősebbekig – még mindig jobban szeretik a nyomtatott változatokat használni. A legnagyobb problémát tehát nem maga a nyomtatók használata jelenti, hanem az, hogy több vállalat nem a legjobb nyomtatási technológiával vagy gyakorlattal rendelkezik.

Forrás: Coleman Parkes és Epson

Mennyire érhető tetten a stratégiai szemlélet a vállalati IT eszközök megválasztásánál?

A hazai cégek alig több mint fele vezet be új IT megoldásokat, feltételezhető, hogy 44 százalékuk nincs tisztában, hogy a megfelelő technológia mekkora hatást gyakorol a szervezetek teljesítményére és működésére. A vállalkozások egy része tehát nem stratégiai jelleggel alkalmazza az információs technológiát és így jelentős megtakarításoktól eshetnek el a nyomtatási költségek, az állásidő és a környezeti terhelés miatt.

Forrás: Coleman Parkes és Epson

Mekkora mértékű a nem megfelelő IT eszközök használatából eredő anyagi veszteség a hazai vállalatok esetében?

A kutatási adatok minket is megdöbbentettek. Viszont nem hazai sajátosságról van szó, a vizsgált régió összes (14) országára jellemző, hogy az elavult, nem megfelelő IT technológia használata negatívan befolyásolja a munkahelyi teljesítményt, ami a hatékonyságban és ezen keresztül a költségekben is megmutatkozik. Az IT rendszerek és hardverek meghibásodása miatt munkavállalóként évente több mint egy munkahét kiesik az IT rendszerek és hardverek meghibásodása miatt, amely évente körülbelül 497 millió eurós költséget jelent a magyarországi munkáltatóknak. Ennek közel a fele pedig ténylegesen a nyomtatók állásidejéből eredő költség, ami összesen 231 millió eurót tesz ki.

Milyen megoldások jöhetnek szóba a költségoptimalizálás terén?

Úgy látjuk, a hordozható és projektoralapú, valamint a közös munkát támogató technológiák jelentősen befolyásolják a munkavégzést. A karbantartási-és az állásidő mellett értékes munkaidő veszik el azzal, hogy a munkavállalóknak átlagosan 9,4 méteres távolságot kell megtenniük ahhoz, hogy eljussanak a hozzájuk legközelebb eső nyomtatóhoz. Ez azt jelenti, hogy több vállalat a mai napig a hagyományos központosított nyomtatóflotta-modellt alkalmazza. A megkérdezettek naponta átlagosan 16 alkalommal nyomtatnak, így ez a távolság megsokszorozódik, azonban a probléma a decentralizált nyomtatási modellek használatával orvosolható. A modern munkahelyek és a kisebb munkacsoportok sokkal inkább azt a rugalmasságot igénylik, amelyet a decentralizált nyomtatási modell nyújt, hiszen ez csökkenti a munkahelyi frusztrációt, valamint a munkaterület elhagyásával járó, a nyomatok összeszedésével összefüggésben álló időkiesést. Ezek a tényezők befolyásolják a munkavállaló motivációját és teljesítményét, és végső soron a vállalat hatékonyságát, azaz a nyomtatótípus vagy a flottastruktúra apró változtatásai lényegi különbségként jelentkeznek majd. Az Epson kínálatában elérhető cserélhető tintacsomag-rendszerű (RIPS) nyomtatókkal a vállalatok a decentralizált nyomtatóflotta kényelmét a központosított modell kiszámítható költségeinek előnyeivel tudják kihasználni. Továbbá, az üzleti tintasugaras nyomtatók takarékos és a környezetkímélő megoldásokat biztosítanak, hiszen a lézernyomtatókhoz képest a nyomtatási kiadások 50%-kal alacsonyabbak, továbbá az energiafogyasztás, valamint a hulladékmennyiség akár 96%-kal, illetve 94%-kal csökkenthető. A menedzselt nyomtatási szolgáltatásoknak köszönhetően a szervezetek még hatékonyabban követhetik nyomon irodai kiadásaikat és a nyomatmennyiséget.