Gyorsíthatja az üzenetküldő az irodai munkát

Terjed az irodai kommunikációban az azonnali üzenetküldő szoftverek - ilyen például a Skype és az MSN - használata. Hogy milyen hatással vannak az irodai munkára? A cégek és a kutatók véleménye vegyes. Vannak, akik szerint az üzenetküldő gyorsítja és gördülékennyé teszi az irodai és a nemzetközi kommunikációt. Mások úgy vélik, az e-mail és a telefon hatékonyabb, összeszedettebb munkára ösztönöz.

Egy azonnali üzenetküldő segítségével valós időben küldhetünk üzeneteket partnereinknek. Ezek a szoftverek az e-mailtől leginkább abban különböznek, hogy általában megjelenítik a felhasználók elérhetőségi állapotát. Vagyis a másik fél mindig tudja: épp elfoglaltak vagyunk-e, vagy nyitottak a kommunikációra.

A hazai cégek többsége nem fejleszt saját üzenetküldő szoftvert, inkább az ingyenes, az internetről letölthetőt használ. Így például a gabonakereskedéssel foglalkozó ABO Holding is: "A vállalatcsoport nemzetközivé válása megnövelte a belső és külső kommunikációs igényeket. Elsősorban a kollégák egymás közti kommunikációjában, illetve bizonyos beszállítókkal való kapcsolattartásban használjuk az MSN-t és a Skype-ot" - avatott be Józsa István, a cég fejlesztési vezetője.

A multik saját üzenetküldővel dolgoznak

A nagy nemzetközi cégek egy része saját fejlesztésű szoftvert használ. "A Pannon az anyavállalat Telenor csoport belső azonnali üzenetküldő rendszerét alkalmazza, amelyet elsősorban a nemzetközi projektekben részt vevő kollégák használnak. A külső üzenetküldő rendszerek használata jelenleg nem támogatott cégünknél" - mondta Koller György, a Pannon műszaki-vezérigazgató helyettese. A GE-nél a Same Time nevezetű, az MSN-hez hasonló programot használják. Minden munkatárs gépére fel van telepítve, a vállalat 300 ezer dolgozója egyebek mellett e program segítségével kommunikál egymással.

Látható és azonnal elérhető a munkatárs

Hogy miért használnak a cégek üzenetküldőket? "Azonnal látható: elérhető-e az adott kolléga, így ha sürgős feladat, megbeszélnivaló merül fel, akkor rögtön kapcsolatba lehet lépni vele. Így gyorsabb, biztosabb választ kaphatunk kérdéseinkre, mint e-mailben. Az üzenetküldés a nemzetközi projektek esetén is sok esetben jelent könnyebbséget, írásos volta miatt ugyanis a külföldiekkel való kapcsolattartásban kiküszöböli az esetlegesen a kiejtésen alapuló félreértéseket" - tájékoztatott Koller György, a Pannon műszaki-vezérigazgató helyettese.

Informatikusok szerint az ilyen jellegű online kommunikáció rövidebb, mint például egy személyes beszélgetés vagy akár egy e-mail. Pár másodperc alatt meg fel lehet tenni a kérdést, amire azonnal meg is érkezik a válasz. Egyszerűbb és gyorsabb, mint átsétálni a kolléga irodájába, aki lehet, hogy épp akkor nem is ér rá. További előnye, hogy mivel állítható az állapot, így ki lehet küszöbölni a kéretlen megkereséseket. Amennyiben valaki egy fontosabb projkten dolgozik, elég, ha átállítja magát "Nem elérhető"-vé, és így mindeni tudni fogja: most nem érdemes zavarni az illetőt.

Ennek ellenére a vállalati szféra megosztott az üzenetküldők hasznosságának kérdéskörében, ugyanis ellenérv is van bőven. A 800 fős Duna House Ingatlannál például továbbra is az e-mail a fő online kommunikációs eszköz. "Egy belső levelezőrendszeren keresztül beszélünk egymással, ami az Outlookhoz hasonlatos, és amelynek segítségével leveleket, képeket, adatokat és információkat egyaránt tudunk továbbítani egymásnak. Azonnali üzenetküldők nincsenek telepítve, ennek oka, hogy tökéletesen megfelel a jelenlegi rendszer" - mondta el Dancsa Anita HR- manager.

Hatékonyabb az e-mailes projektmunka?

Az e-mail nagyobb hatékonyságát nemzetközi felmérések is alátámasztják. Az amerikai Dimension Data kutatása szerint a vállalati felhasználók többsége az e-mailt és a telefont tartotta hatékonyságnövelőnek, az azonnali üzenetküldők, a blogok viszont szerintük inkább elterelik a figyelmet.

Az üzenetküldő helyett ugyancsak az e-mail mellett tette le a voksát Marshall Van Alstyne, az egyik legtekintélyesebb amerikai informatikai egyetem, az MIT professzora kutatási eredményekre hivatkozva: "Noha az e-mailben kommunikáló felhasználóknak több időre van szüksége a projektek befejezéséhez, valójában több feladattal végeznek. Az e-mail nem minden esetben gyorsítja fel a munkát, azonban segít az embereknek abban, hogy hatékonyabban váltsanak a feladatok között, amivel növekszik a munkavégzés hatékonysága."

A külső szoftver nem túl biztonságos

Az alkalmazás elvetésének másik okaként általában a biztonsági kockázatokat említik a szakemberek. "Ez a kommunikációs csatorna van a leginkább kitéve a támadásoknak. A cégek leginkább a csalásoktól, a más néven történő belépésektől tartanak, amelyek segítségével aztán illetéktelen hozzáférhetnek érzékeny vállalati adatokhoz" - áll a Dimension Data kutatásában. Ezért is fejlesztenek a nagy cégek saját üzenetküldő szoftvert. Az üzenetküldők ugyan kétségkívül gyorsabbá és gördülékennyé teszik a munkát, mégsem vethető be minden téren. Projektmegbeszéléseknél nem pótolja a személyes kommunikációból kibontakozó ötleteket. Szintén nem használható a munkatárs értékelésére, bírálatára, hosszabb gondolatmenetek megvitatására.

Csáberőt jelenthet a dolgozónak, hogy üzenetküldő segítségével kollégájával vagy ismerősével munkaidőben szinte vagy látszólag észrevétlenül beszélgethet. Vigyázat: a saját fejlesztésű szoftvereken történő kommunikáció gyorsan visszakereshető, a külsős, ingyenes szoftvereknél pedig mentés esetén tárolódnak az üzenetek.

Oroszi Babett