Excel tippek, amik napokat fognak neked megspórolni

Az Excellel sok mindent meg lehet ám csinálni. Nincs mindegyik funkciójára szükség a heti riport elkészítéséhez.

Titokban mindannyian tudjuk, hogy ha rászánnánk egy félórát arra, hogy megismerjük a programot, amivel dolgozunk, azzal később heteket spórolhatnánk meg. Most rászántuk helyetted ezt a félórát. Nincs mit, ez a munkánk.

Tegye fel a kezét, aki dolgozik Microsoft Excellel! Jól van, úgy látom, mindenki.

Ha létezik olyan program, márpedig létezik, amelynek a funkcionalitását a legtöbb felhasználója százalékosan kimutatható arányban sem használja ki, hát a Microsoft Excel az.

Miközben egy rendkívül bonyolult, összetett, okos - és az elmúlt öt évben már meglehetősen felhasználóbarát - programról van szó, aközben a legtöbben napelemes számológépnek, vagy számokat tároló jegyzettömbnek használják.

Így elsőre azért nem fogunk nagyon elmerülni a komplex funkciók rejtelmeiben (például ha leírnám a makró szót, akkor valószínűleg a legtöbben becsuknák a böngészőt, de maradjatok csak velem, nem lesz ilyenről szó) - olyan egyszerű tippekkel kezdjük, amik a minden nap és mindenki által használt funkcióknál könnyítik meg az életet.

A gyorsbillentyűk hatékonyságát - különösen az érintőképernyős kütyük korában - könnyű alábecsülni. Pedig amikor az ember hosszan használ egy programot, akarva-akaratlanul rengeteg időt pazarol el az egér használatával.

Az Excellel sok mindent meg lehet ám csinálni. Nincs mindegyik funkciójára szükség a heti riport elkészítéséhez. Forrás: Boyledevin Software - ExcelArt Plugin

Gondolj a Ctrl+C - Ctrl+V módszerre, és képzeld el, ha minden alkalommal a menüből kéne kiválasztanod a másolás és beillesztés menüpontokat (én már láttam olyat, aki a fizetett munkaidejében csinált ilyet - mondjuk a főnöke helyében biztosan elbeszélgettem volna vele).

Lássuk tehát, milyen billentyűparancsok fognak neked órákat, összességében pedig napokat spórolni mostantól. (A billentyűkombinációk magyar billentyűzetkiosztásra, és az Excel 2007-re vagy annál újabb verziójú Excelre érvényesek).

CTR + SHIFT + 7 - Automatikus Szumma

Te hogy adsz össze egy számsort vagy egy számoszlopot? Bár természetesen többféle megoldás létezik, ha gyakran kell ilyet csinálnod, akkor jó eséllyel a SZUM() függvényt használod erre.

A függvényt persze elkezdheted beírni, kiválaszthatod a függvénytárból, vagy használhatod az eszköztárban megtalálható szumma ikont, de ha egy számsor utáni (vagy számoszlop alatti) első üres cellába állsz, és megnyomod a Ctrl+Shift+7 kombinációt, akkor ezt az egészet megspóroltad.

Ha már van az oszlopban/sorban szumma függvény, tehát ha csak a számok egy részét szeretnéd összeadni, akkor csak az előző összeg után szereplő számokat veszi bele az összeadásba. Brilliáns.

CTR + SHIFT + 4; CTR + SHIFT + 5 - különböző számformátumok

Az Excel egyik legidegesítőbb tulajdonsága, hogy bizonyos számokról megpróbálja automatikusan kitalálni, hogy milyen formátumban vannak, és ez alapján kérdezés nélkül megformázza őket.

Ezen segít a fenti két billentyűkombináció. A 0,5-ös számot beírva, a CTR + Shift + 4-gyel 0,50 Ft-ot, míg a Ctrl + Shift + 5 -tel 50%-ot kapunk eredményül.

Képletmásolás duplaklikkel

Oké, ez technikailag nem billentyűkombináció, hiszen az egeredet használod hozzá, de mégis rengeteg időt megspórol: ahelyett, hogy a beírt képletet másolás - beillesztéssel sokszorosítanád, vagy a cella jobb alsó sarkát megfogva próbálnád lehúzni az alsóbb sorokba, ha a cella jobb alsó sarkába kattintasz duplán, akkor az alatta lévő üres cellákat a program értelemszerűen behelyettesíti a képlettel.

CTR + SHIFT + : [kettőspont] - a pontos idő

A táblázatok használatakor gyakran van szükség dátumra vagy a pontos időre. Persze lenézhetsz a képernyő jobb alsó sarkába (PC-n), és beírhatod az időt, de a fenti egyszerű billentyűkombináció automatikusan elvégzi ezt helyetted.

Hát nem gyönyörű?

CTR + Page Up; CTR + Page Down - lépegetés a munkafüzetlapok között

Egy másik klasszikus feladat, amihez a legtöbben az egeret használják, pedig semmi szükség rá. A Ctrl billentyűt lenyomva tartva a lapozás gombokkal váltogatni lehet az aktívan megjelenített munkafüzetlapot.

ALT + . [pont] - a képletek megjelenítése

Az Excel táblákat használva gyakran zavaró, hogy első ránézésre nem tudod megállapítani: melyik szám van számként beírva, és melyik cella tartalma származik egy-egy számítás eredményéből. Az ALT + . billentyűkombináció váltogat a szám- és a képlet-nézet között, így nemcsak az látszik egyértelműen, hogy melyik cellába van képlet beírva, hanem a jól ismert kiemelések segítségével az is rögtön egyértelművé válik, hogy az aktuális képlet melyik másik cellákat használja a számításához.