Ne csak papíron legyen biztonságos az iroda

A digitális adatai védelméről egyre több vállalkozás gondoskodik vírusirtó, tűzfal, esetleg összetettebb rendszer formájában, azonban a papíralapú dokumentumoknál hatalmas hiányosságok vannak. Bizalmas adatokat tartalmazó papírok végzik a kommunális hulladékban, a takarítók egész jó bepillantást nyerhetnek egy cég bizalmas ügyeibe, pedig néhány egyszerű lépéssel bárkinek lehet valóban biztonságos irodája.

Tűzfal, vírusvédelem, behatolásgátló és felderítő megoldások – többek között ezekből a rendszerekből áll össze a vállalati digitális adatvagyon védelme. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy

az irodában nem csak a számítógépek és szerverek tárolnak érzékeny információkat, de nagyon sok esetben papír dokumentumok is.

Vagyis egy valóban biztonságos irodai környezetben arról is gondoskodni kell, hogy ezeket megfelelően kezeljék, és bár sokan talán legyintenek erre, azt gondolva, hogy ez rém egyszerű feladat, a tapasztalatok és a gyakorlat korántsem ezt mutatja.

Aranyat érő szemét

Megdöbbentő eredményekre jutott egy irodai eszközöket gyártó és forgalmazó cég, amikor átnézte a kommunális hulladékot. A hulladéktelepen megvizsgált valamivel több, mint 700 kilogrammnyi papírhulladék egynegyede tartalmazott bizalmas személyes vagy üzleti adatokat, vagyis megsemmisítés nélkül szabadultak meg tőlük a cégek.

Minél nagyobb a vállalat, sok tekintetben annál nehézkesebb a dokumentukezelés. Egy ötvenfős cég gyakran már napi 50-100 oldalnyi irattal béklyózza a munkavégzést Forrás: AFP/Mario Laporta

Legalább ennyire meglepő a takarítóvállalkozások körében a közelmúltban végzett felmérés eredménye, ugyanis

az irodákban a takarítók 40 százaléka talált már bizalmas dokumentumot elől hagyva.

Sőt, negyedük számolt be arról, hogy flipcharton, táblákon, faliújságon találkozott ilyen papírokkal, míg ötödük a szemétben, a földön és a fénymásolók közelében is talált érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumokat.

Lakat alatt

Azt talán nem kell részletezni, hogy milyen üzleti károkat okozhat a bizalmas adatok hanyag kezelése, hiszen egyes becslések szerint

a hazai vállalkozások közel ötöde már került versenyhátrányba, vagy veszített el vevőket, ügyfeleket adatlopás miatt.

Pedig a megoldás az esetek nagy részében inkább csak nagyobb odafigyelést igényel, persze ahhoz, hogy valóban modern, biztonságos irodáról beszélhessünk, némi befektetésre is szükség van.

A papír alapú dokumentumok biztonságos őrzéséről is gondoskodni kell Forrás: Pixabay.com

A szakértők első és talán legfontosabb tanácsa, hogy gondolják át a vállalkozásnál, hogy mit is jelent számukra az adatok biztonságos kezelése, és ez alapján

alakítsanak ki egy belső szabályzatot

erre vonatkozóan. Ennek tartalmaznia kell, hogy milyen típusú dokumentumok számítanak bizalmasnak, azokat hogyan kell tárolni, ki férhet hozzájuk, illetve ha már elévültek, mi történjen velük. Természetesen arról is gondoskodni kell, hogy a munkatársak betartsák ezeket a szabályokat, így például valóban visszategyék a széfbe a bizalmas iratokat, ha már nincs szükség rájuk.

Az utolsó lépés

Persze a szabályzatok mellett beruházásra is szükség van ahhoz, hogy a papír alapú dokumentumokat is valóban biztonságosan kezelhesse egy vállalkozás. A megfelelő minőségű, zárható tároló szekrény mellett egy, a cég igényeihez igazodó iratmegsemmisítő berendezés beszerzéséről is célszerű gondoskodni. Ezek a készülékek akár már néhány tízezer forinttól beszerezhetők, azonban az ár mellett figyelembe kell venni a kapacitást, valamint azt is, hogy elég apróra darabolja a megsemmisítésre szánt dokumentumokat.

A cikk megjelenését a Fellowes Hungary Kft. támogatja.