Nincs mese, darálni kell!

Shredded paper after passing through a shredder (upper left).

Amikor az adatbiztonság növelése érdekében felmerül új eszközök beszerzésének igénye a vállalkozások többségénél különböző informatikai berendezésekre és szoftverekre összpontosítanak, és kevesebb figyelmet kap a fizikai adathordozók biztonságos kezelésének kérdése. A már feleslegessé vált papíralapú dokumentumok esetében komoly veszéllyel jár, ha egyszerűen csak a szemétbe dobják őket, az adatvédelem érdekében le kell darálni azokat, amire napjainkban már hatalmas teljesítményű, és a feladataikat automatikusan is elvégző iratmegsemmisítők is rendelkezésre állnak.

A céges adatvagyont a virtuális világból fenyegető veszélyek számának gyors növekedése miatt már a mikro- és kisvállalatok sem kerülhetik el, hogy különböző eszközöket is szoftvereket szerezzenek be a biztonság érdekében. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy egy irodában rengeteg információt tárolnak még napjainkban is papíron, és ezen

dokumentumok helyes kezeléséről akkor is gondoskodni kell, ha már nincs rájuk szükség.

Bár a legrosszabb megoldást az jelenti, ha egyszerűn a kommunális szeméttel együtt szabadulnak meg tőlük, a kisebb cégek jelentős részénél mégis ez a gyakorlat.

Egy hazai kísérlet során közel egy tonnányi, szelektíven gyűjtött papírhulladékot vizsgáltak át, és azt tapasztalták, hogy annak negyede visszaélésre lehetőséget adó, bizalmas információkat tartalmazó dokumentum volt.

Fontos szemptontok

A feleslegessé vált, lejárt hatályú papírok megsemmisítésére ma már rendkívül széles választék áll rendelkezésre iratmegsemmisítőkből, a pár tízezer forintos kategóriától egészen a többszázezres berendezésekig. Egy új eszköz beszerzésekor alapvetően

két szempontot kell figyelembe venni: a kapacitást és a biztonságot.

Az első kapcsán a hazai forgalmazók tapasztalatai alapján gyakran adódnak problémák, ugyanis a mikro- és kisvállalkozásoknál meghatározó az ár. Ezért igyekeznek a legolcsóbb készüléket megszerezni, ezek azonban jellemzően inkább csak otthoni felhasználásra alkalmasak. Fontos tehát, hogy a beszerzési döntés előtt felmérjék, hogy az adott irodában naponta, esetleg hetente mennyi olyan irat keletkezik, amelynek megsemmisítéséről gondoskodni kell.

Hétszintű skála

A biztonság kapcsán azt kell megvizsgálni, hogy milyen kis darabokra szeretnék felaprítani a papírt. Erre az iparágban egy hétszintű skálát alkalmaznak, amelyek közül az egyes kategóriák azt mutatják meg, hogy egy A4-es lapot hány darabra vágnak szét. Az 1-es és 2-es biztonsági szintű berendezések a szakértők szerint nem igazán alkalmasak vállalati felhasználásra, emellett ezeknél csíkokra hasítják a papírt, így gyorsabban telik meg a gyűjtő is, rosszabb a helykihasználás.

A din3-as és din4-es biztonsági szintű iratmegsemmisítők már keresztben is elvágják a dokumentumokat, így konfettiszerű darálék keletkezik. Ez a megoldás a mikro-, kis- és középvállalatok túlnyomó többségénél már elegendő. Persze ha rendkívül érzékeny információkat tartalmaznak az adott iratok, akkor jöhet a din5-ös szintű gép, ami úgynevezett mikrokonfettit készít.

A két utolsó kategóriába tartozó berendezéseket jellemzően csak azok a szervezetek vásárolják, amelyek számára jogszabály írja elő, hogy rendkívül apróra darabolják a dokumentumokat.

Extra lehetőségek

Ha sikerült kiválasztani, a megfelelő kapacitású és biztonsági szintű iratmegsemmisítőt, akkor érdemes elgondolkodni azon, hogy milyen extra funkciókra van még szükség. Bár ezeket az eszközöket egy alapvetően igen egyszerű feladat ellátására alkották meg, az elmúlt években több izgalmas fejlesztés is megjelent.

Ilyen újítás például

az elakadásmentes iratmegsemmisítés,

az ezzel a funkcióval felszerelt berendezésben szenzorok mérik a terhelést, és ha túl nagy lenne a mennyiség, akkor plusz teljesítményt vet be a gép, így nem akad meg a darálási folyamat. Az üzemeltetés biztonságának növelésére szolgál az a funkció, ami azonnal leállítja az iratmegsemmisítőt, ha valaki kézzel megérinti az adagolónyílást, így elkerülhetők a balesetek. De léteznek már olyan gépek is, amelyek automatikusan működnek, mindössze fel kell tölteni az adagoló tartályt, és onnan

az eszköz magától végzi a feladatát.

Elhanyagolt dokumentumok

Míg a digitális adatai védelmére egyre több vállalkozás hoz szigorú intézkedéseket, addig sokan megfeledkeznek az érzékeny információkat tartalmazó papíralapú dokumentumok védelméről. Pedig hatalmas károkat okozhat az is, ha ezek illetéktelenek kezébe kerülnek.

A BakerHostetler amerikai jogi cég jelentése szerint a múlt évben általuk kezelt

adatszivárgásos esetek ötödében papíron került ki az információ a cégtől.

Az ilyen esetek persze még ritkábban kerülnek be a hírekbe, de például az amerikai Independence Blue Cross-nál történt incidens jól mutatja, hogy milyen apróságokon múlhat a biztonság.

Az egészségbiztosítónál még 2014 októberében négy doboznyi ügyféliratot az egyik szintről a másikra akartak áthelyezni, ezért elkülönítették. A karbantartók azonban azt hitték, hogy egyszerű hulladékról van szó, így kidobták a négy doboz tartalmát, az ügy 12,5 ezer ügyfél adatait érintette.

Nem mindegy mi marad a dokumentumból Forrás: Science Photo Library/TEK IMAGE/SCIENCE PHOTO LIBRARY/Tek Image

Egy magyarországi felmérés szerint az irodák takarítói kis túlzással majdnem olyan tájékozottak lehetnek egy-egy cég ügyeiben, mint maguk a vezetők. A kutatás során megkérdezett takarítók fele pillanthatott bele bizalmas iratokba munkája közben, köszönhetően az íróasztalokon, fénymásolókban, vagy például a konyhában hagyott papíroknak.

Egyszerű lépések

Néhány egyszerű intézkedéssel jelentős mértékben javítani lehet a papíralapú adatok biztonságos kezelésén, ráadásul ezek egy része beruházást sem igényel. Célszerű egy

részletes iratkezelési szabályzat kidolgozása,

amely a dokumentum beérkezésétől az iktatáson és feldolgozáson át a megsemmisítésig a teljes életciklust végigkíséri. Természetesen ezt meg kell ismertetni az alkalmazottakkal, és gondoskodni kell arról, hogy be is tartsák a szabályokat. Meg kell határozni a bizalmas dokumentumok körét és azokat a munkatársakat, akik hozzáférhetnek ezekhez, és gondoskodni kell arról, hogy biztonságosan elzárhatók legyenek az adott papírok. A végső lépés pedig az elavult, feleslegessé vált, de érzékeny információkat tartalmazó iratok megsemmisítése.

A cikk megjelenését a Fellowes Hungary Kft. támogatja.