A tárgyalók és az egyterű irodák a legveszélyesebbek

Jellemzően nem a vezetői íróasztalokon, hanem főként az egyterű irodák munkaállomásain maradnak elöl bizalmas iratok – derült ki a Fellowes cég Védje adatait! kampányához készült kutatásból.

A felmérésben megkérdezett takarítók szerint az egyterű irodákban hagyják elöl a legtöbb bizalmas iratot. Ezekben az irodákban a 40 százalékuk talált már ilyet megsemmisítés nélkül. Negyedük szerint előfordul, hogy flipcharton, táblákon, faliújságon, ötödük szerint tárgyalók asztalain, kukáiban, vezetői irodában, szemétben, földön és a fénymásolók közelében is lehet fontos, titkos információkat tartalmazó papírokkal találkozni.

A vezetőknél is gyakori

A vezetők gondosabban járnak el, általában külön irodában dolgoznak vagy az egyterű iroda számukra elkülönített fülkéjében. Talán a saját irodának, vagy a felelősségteljesebb pozíciónak köszönhető, hogy gondosabban bánnak az iratokkal, mint a beosztottak. Ám így is a takarítók 22 százaléka talált már a vezetők íróasztalain is bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumokat.

A tárgyalókban se jobb a helyzet

Potenciális veszélyforrású helyek a tárgyalók. Értekezlet után gyakran fennmaradnak a fontos információkat tartalmazó, nemegyszer stratégiai tárgyalások anyagai a flipchartokon.

Ugyancsak sok visszaélésre alkalmas iratot hagyunk a fénymásolók és a nyomtatók környékén.

A rontott vagy még módosított anyagok megsemmisítésére nem fordítunk elég figyelmet, egyszerűen csak megsemmisítés nélkül otthagyjuk vagy ottfelejtjük.

Ne rajzoljon a hátoldalára a gyerek

Gyakran előfordul az is, hogy gyermekeink iskolájában vagy óvodájában landolnak a kinyomtatott, de végül fel nem használt dokumentumok, hogy a másik oldalára még rajzolhassanak. Nemrég egy gyermek-elhelyezési per anyaga, illetve céges bevételi adatok kerültek elő hátoldalukon kedves gyerekrajzzal egy másik kutatás során átvizsgált hulladékból.

Sajnos a hazai kkv-k negyedénél nincs iratkezelési szabályozás.

Ezt támasztja alá az is, hogy kb. ugyanilyen arányban kerülnek elő a hulladékból megsemmisítés nélkül visszaélésre is alkalmas, bizalmas dokumentumok.