Itt a megoldás a céges iratok kötelező tárolására

A bankoknak versenyezniük kell az ügyfelekért

Nem csak a hely lehet a szűk keresztmetszet a kötelezően tárolt céges iratok problémájára, de a visszakereshetőség is problémás lehet. A megfelelően rendszerezve, gondosan tárolt iratokra ma már cégek szakosodtak, melyek átveszik ezt a terhet a vállalkozásokról, beleértve a digitális archívumot is.

Egy megfelelően kialakított dokumentumkezelési rendszer komoly segítséget jelenthet a cégek számára, ha például egy vizsgálat során a konkrét iratokat kell előkeresni és bemutatni - mondja Osgyán Gábor, a PFM Zrt. üzletágvezetője a Portfólió.hu-n.

A cég megfelelő irattári helyiségben, polcrendszerrel és hozzá kifejlesztett szoftverrel várja az irattárolásra megbízó cégeket, vállalkozókat. A feladatra biztonságtechnikai rendszereket fejlesztettek, emberi erőforrást dedikáltak a feladathoz és leszabályozták a folyamatokat.

Erre az infrastruktúrára válthatnak azok a cégek, melyek kis, vagy nagy mennyiségű irataikat már nem tudják megfelelően tárolni.

Az üzleti kapcsolat úgy kezdődik, hogy felmérik a megbízó cég iratvagyonát, és egyeztetnek a megbízóval a tárolási struktúráról, beleértve, hogy a jogszabályi követelményeknek és az iratkezelési szabályoknak is megfeleljenek. Az iratanyagok tárolása során szkennelésre is van lehetőség.

Ezt egy egyedi árajánlat követi, mely tartalmazza az iratanyag kezdeti feldolgozásának egyszeri költségét, továbbá annak rendszeres tárolási díját.

Akár digitális, akár papír alapú iratot rábízhatunk a dokumentumkezelésre szakosodott cégekre Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

A cég vállalja a dokumentumok selejtezését is, amely azért fontos tevékenység mert például ha maradandó történelmi anyagról beszélünk, akkor a levéltár jóváhagyása nélkül nem történhet selejtezés.

Ha egy cég önhatalmúlag megsemmisít bizonyos dokumentumokat, és a későbbiekben nem tudja bizonyítani ennek folyamatát, a cég vezetője büntetőjogi felelősséggel tartozik.

Iratkezelési szabályzat minden egyes cégnél kell, hogy legyen, de emellett törvény is meghatározza, hogy bizonyos dokumentumtípusokat mennyi ideig kell tárolni, és mikor selejtezhető.

Osgyán Gábor szerint a dokumentumkezelés kiszervezése azért is időszerű ma, mert a modernebb irodákban már nem férnek el az iratok, egy pincében vagy mélygarázsban pedig nem biztonságos ezek tárolása, hiszen a pince például beázhat. Emellett az irattárnak bérelt helyiségeknél is kedvezőbb az irattárolás kiszervezése.

A teljes interjú a Portfólió.hu hasábjain olvasható el.