A könyvelő már félig tanácsadó

Ahogy a pék sem süthet már csak kenyeret, a könyvelő sem elégedhet meg azzal, ha kontírozza a számlákat és kiszámolja a fizetendő áfát. Ma már sokkal szélesebb körű szolgáltatást kell nyújtani a piacon, hiszen a vásárlók, ügyfelek elvárásainak meg kell felelni. És ahogyan egy pékségben helyet kell biztosítani a tönkölybúzából készült pogácsának, és már nem elég, ha nincs mazsola a túrós batyuban, úgy egy könyvelőnek is többletszolgáltatást kell nyújtania.

Ez elsőre egyáltalán nem meglepő. Egy okostelefonnal felvértezve bármelyik cégvezető képes akár a villamoson utazva vagy a telephelyre menet szerződést tovább küldeni, találkozókat egyeztetni és alapanyagot rendelni. Jogos elvárás az ő szemszögéből, hogy partnerei, így könyvelője is haladjon a korral.

De mit is jelent ez a haladás?

Évek óta tartó folyamat az adózás és adóztatás digitalizációja. Ma már gyakorlatilag mindent el lehet intézni online – sőt egy vállalkozás számra ez már kötelező is. A kezdeti időkben az okozta a legnagyobb gondot, hogy a csak kézzel elvégezhető feladatokat hogyan lehet adott esetben online felületen is végrehajtani. Ez különösen a számlázó programok megjelenése és elterjedése idején okozott fejtörést. Mára sokkal inkább az a kérdés, mit lehet kezdeni a rendelkezésre álló információkkal.

Egy vállalkozásról gyakorlatilag minden adat rendelkezésre áll digitálisan: a befizetett adó, a kiállított és befogadott számlák, hogyan állnak a kifizetések, bevételek. Ezeket az adatokat persze feldolgozza a könyvelő – ezt hívjuk adóbevallásnak, sőt a céges beszámolót is közzé kell tenni. De miért ne használhatná fel ezeket az adatokat a cég maga, akkor amikor ő akarja? És miért ne tudna ezen a ponton a könyvelő is becsatlakozni a munkába?

A könyvelőknek is haladniuk kell a digitális korral Forrás: Shutterstock

A könyvelő egyre inkább tanácsadóvá kell váljon, főleg egy akkora vállalkozásokkal, ahol nincs forrás külön tanácsadó foglalkoztatására, de a konyhaasztal mellett már nem lehet átlátni a folyamatokat. Ez az a helyzet, amikor a könyvelő telefonja folyamatosan csöng, az emailek folyamatosan jönnek. A cégvezetők kérdeznek, s a válasz jellemzően megvan ugyan, ám azt nem lehet a felső fiókból előrántani. Nem sok értelme van a főkönyvet mutogatni, hatalmas excel táblázatokat küldözgetni, mert a cégvezetők nagy valószínűséggel nem fogják érteni – nem is kell érteniük. Tehát a könyvelőnek fel is kell dolgoznia az adatokat.

Ez az a pont, amikor a könyvelőnek is mérlegelnie kell: mit tud és mit nem tud megcsinálni. Van ugyan az a díj, amiért a nap 24 órájában rendelkezésre állhat, ám nem biztos, hogy ezt meg is akarják vagy tudják fizetni az ügyfelek. Az idő és a befektetett energia tehát kulcskérdés. Ha a rendelkezésre álló adatokat egyszerűen és gyorsan fel tudja dolgozni, akkor a könyvelő hatékony segítséget tud majd nyújtani az ügyfelek számára, ha nem, akkor viszont folyamatos a feszültség.

Mi lehet a hatékony segítség?

Sok esetben elegendő a számlák nyomon követése: megérkezett-e már a bevétel, vannak-e kiegyenlítetlen számlák. Így azonnal kiderül, mekkora a likviditási probléma, és hogy az ideiglenes, ciklikus vagy állandó-e. De ennél jóval összetettebb elemzést is készíthet a könyvelő. Tipikusan ilyen egy hozzávetőleges pénzügyi monitoring. Azért hozzávetőleges, mert soha nem lehet hajszálpontosan elemezni a céget – hiszen a rendelkezésre álló adatok már elavulnak, mire kész a jelentés. A feladat az, hogy minél rövidebb idő alatt lehessen az adatokat elemezni, így az eltérés elhanyagolható lesz.

Illusztráció Forrás: Shutterstock

Alap esetben a cég évente egyszer kap ilyen elemzést, amikor elkészül a beszámolója. Igen ám, de az május végére készül el. Vagyis mire megtudja, mi történt pontosan az előző évben, szinte az aktuális év felénél jár. Ennél tehát hatékonyabb megoldásra van szükség.

A könyvelők jedi kardja

A Riport termékcsalád több tagja is segítheti a könyvelők, vagy akár a cégek munkáját. A legtöbb könyvelő programmal kompatibilis Riport (https://riport.co.hu) könnyen érhető és átlátható elemzéseket készít az igényeknek megfelelően. Az életre kelt főkönyv diagramokon és ábrákon keresztül mutatja be a cégben zajló folyamatokat és könnyedén rávilágíthat a kezelendő problémára Az autokatával (https://app.kata.riport.co.hu) egyszerűek lesznek a kata szabályainak betartásai. A quick költségnyilvántartó (https://app.quick.riport.co.hu) pedig a cégek bejövő számláinak kezelésén keresztül elsőkézből ad segítséget a költségek kontrolljához, miközben jó minőségű adatot szolgáltathat a könyvelők részére, ezzel segítve a könyvelési anyagok gyorsabb feldolgozását. „

Ilyen megoldás lehet a havi vagy negyedéves jelentés készítése. A rendelkezésre álló adatokból könnyen konvertálható az időszakos bevétel, a költségek alakulása, mindez összevetve az előző időszak vagy az előző év hasonló időszakának számaival. Ha az életben maradás a legfontosabb, a fedezeti pont elérésének kiemelt szerepe van, ezt is lehet figyelni. A kintlévőségek és tartozások nyomon követése az alacsony likviditású cégek számára lehet kulcskérdés.

A lehetőségek száma végtelen, minden az ügyfél kívánságán múlik. A könyvelő a megfelelő program, szoftver segítségével tanácsadóként is támogathatja a céget, így neki sem kell extra erőforrást szánni a feladatra. A jövő egyértelműen a hatékony adatelemzésen múlik. Hiszen adatok minden cégnél vannak, az a kérdés, mit tud ezekkel kezdeni a könyvelő és a cégvezető.