Öt hasznos tanács vállalkozóknak a sikeres elektronikus ügyintézéshez

Az adózók számos kihívással szembesülnek az adóhatósággal történő elektronikus kapcsolattartás során: határidőket késnek le, hibásan vagy hiányosan adják be jogorvoslati kérelmeiket. A Deloitte Legal ügyvédjei összegyűjtötték a legfontosabb tanácsokat a sikeres elektronikus ügyintézéshez.

Az is lehet elektronikus ügyintézésre kötelezett, aki nem tud róla

Sokan azok közül, akik az általános szabályok szerint nem kötelezettek elektronikus kapcsolattartásra nem tudják, hogy

ha kérelmüket elektronikusan nyújtják be, akkor az adóhatóság a továbbiakban már elektronikusan fog velük kapcsolatot tartani.

Ezért rájuk is vonatkoznak a szigorú szabályok. Sőt, ha az adózónak olyan meghatalmazottja van, aki elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, akkor az adóhatóság akkor is elektronikus úton fog kommunikálni az adózóval, ha egyébként ő nem is lenne erre köteles.

Az elektronikus aláírástól érdemes számolni a határidőket

A kézbesítendő hivatalos iratokat az adóhatóság párhuzamosan küldi meg az adózónak és az adózó valamennyi bejelentett állandó képviselőjének.

A hivatalos irat kézbesítésével meginduló határidőket az irat első megnyitásától kell számolni.

A legtöbb vállalkozásnak már annak a nyomonkövetése is nehézséget okoz, hogy a cégkapun ki és mikor nyitott meg egy bizonyos iratot. Annak követése pedig szinte képtelenség, hogy a bejelentett képviselők mit és mikor nyitottak meg.

„Egy közelmúltbeli esetben a Kúria kimondta, hogy az ügyvéd nem hivatkozhat arra, hogy azért késte le a perindítási határidőt, mert nem tudott róla, hogy az ügyfele az adóhatósági iratot egy nappal korábban már átvette. A legbiztonságosabb az adóhatósági irat digitális aláírásán szereplő dátumtól számolni a határidőket, mert így nem érheti meglepetés a vállalkozást." – mondta Harcos Mihály, a Deloitte Legal adóperes csoportjának vezetője.

A Deloitte tanácsainak betartásával megszelidíthetők a céges elektronikus ügyintézés útvesztői Forrás: Shutterstock

Lehet mentesülni a hátrányos következmények alól

Érdemes észben tartani, hogy a határidőkbe nem számítanak bele azok a napok, amely során legalább négy órán át fennálló üzemszünet állt fenn. Az üzemzavarok időpontjairól (pl. ePapír felület) hivatalos tájékoztatást az alábbi oldalon lehet elérni. Itt a múltbeli üzemzavarok miatt igazolást is lehet igényelni, amellyel az adózók bizonyítani tudják, hogy külső körülmények miatt nem tudtak szabályosan eljárni az elektronikus ügyintézés során. A NAV üzemszünetekről (pl. Online Számla, EKÁER) itt lehet tájékozódni.

A szkennelés nem elég

Számos esetben merül fel az a probléma, hogy a külföldi vezető tisztégviselővel rendelkező társaság nem tudja bejelenteni a meghatalmazottját az adóhatóság felé, mivel a külföldi vezető tisztségviselő nem tudja elektronikusan aláírni az iratokat. A meghatalmazás szkennelése ugyanis nem elegendő az elektronikus ügyintézés során, a papíralapú iratok elektronikus felhasználásakor szigorú szabályoknak kell megfelelni, amelyet az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályok tartalmaznak.

„Ha az adózók könnyelműen kezelik a papíralapú iratokat (pl. szerződések, számlák, nyilatkozatok) és azoknak csak a szkennelt formáit tartják meg, akkor az iratmegőrzési kötelezettségre vonatkozó szabályoknak sem tudnak eleget tenni, hiszen

a szkennelés önmagában ebben az esetben sem elegendő.

Még nagyobb kockázatot jelenthet, ha a szabálytalanul digitalizált iratokat egy adóhatósági ellenőrzés során szeretnék felhasználni, különösen, ha az eredeti papíralapú irat már nem elérhető." – mondta Takács Diána, a Deloitte Legal szakértője.

Mindenki hozzáfér a cég irataihoz

Sokan nincsenek tisztában azzal, hogy ha a cégkapuhoz többen férnek hozzá (pl. a cég alkalmazottai, könyvelők, ügyvédek), akkor ezek a jogosultak a cégkapura érkezett összes iratot látják, nem csak a számukra releváns tartalmat. Erre megoldást tud jelenteni, ha a cégkapura érkező üzeneteket címkézik (pl. feladó, címzett, dokumentumtípus szerint) és beállítják, hogy az adott címkéjű dokumentumot melyik hozzáféréssel rendelkező láthatja.