Végleg elbúcsúzhatunk a számlatömböktől

Már annak is van érezhető gazdasági hatása, ha nagyobb az adófegyelem

A 2020. július 1-től tervezett új jogszabályok várhatóan újabb döfést adnak az amúgy is letűnőben lévő kézi számlatömböknek, hiszen az adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése extra adminisztrációs teendőket ró a régimódi számlázáshoz ragaszkodókra. De vajon végleg eljött-e a kézi számlatömbök vége?

Ma minden vállalkozás szabadon dönthet arról, hogy milyen megjelenési formában állítja elő a számláit. A hagyományos kézi számlatömb éppúgy elfogadott, mint a modern számlázó programok használata. Sőt, az is megengedett, hogy egyszerre akár több számlázó programot vagy számlatömböt használjunk párhuzamosan. Ráadásul váltani is bármikor lehet, ha kinőttük, meguntuk vagy egyszerűen lecserélnénk a megunt számlázót.

Bonácz Zsolt adószakértő szerint azonban a cégekben mindenképpen tisztában kell lenniük azzal, hogy a kézi számlázás kapcsán számos adókockázat felmerülhet.

Az egyik legnagyobb mértékű kockázat a nyomdai úton előállított számlatömb, számlanyomtatvány megőrzésére vonatkozó kötelezettség elmulasztásából adódik, ami miatt az adóhatóság jelentős összegű bírságot is kiszabhat.

"Az iratmegőrzési kötelezettség teljesítése jelentős terjedelmű iratanyag esetén nehézségeket okozhat, a megfelelő tárolási körülmények biztosítása is kellő mértékű gondosságot követel" – magyarázta a szakértő.

Kevesen tudják, de a papíralapú számlák számlázó program használatával digitális formában is megőrizhetők, az adatexport funkciónak köszönhetően pedig bármikor nyomtathatók, pl. egy adóhatósági ellenőrzés miatt.

„A számla reprodukálhatósága következtében a megőrzési kötelezettség elmulasztása nem valósulhat meg, ha a vállalkozás a számlázóprogram használatával érintett számítástechnikai eszközeit megfelelően kezeli.

Ennek következtében az adóhatóság ezen a jogcímen mulasztási bírságot nem szabhat ki"

– nyilatkozott Bonácz Zsolt, megjegyezve, hogy az online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése is sokkal könnyebb számlaprogrammal.

Különösen aktuális most a téma az elmúlt hetek híreinek tükrében. Varga Mihály pénzügyminiszter novemberben benyújtott törvényjavaslata szerint ugyanis az eddig értékhatárhoz kötött adatszolgáltatási kötelezettség körét két lépcsőben tervezik bővíteni:

• 2020. július 1-től minden belföldi adóalany részére kiállított számlát be kell küldeni az adóhatóság részére. Jelenleg ez csak a 100 ezer forint áfaértéket elérő vagy meghaladó számlákat érinti.
• 2021. január 1-től pedig a magánszemélyek részére kiállított számlákat is azonnal látni fogja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV).

A kézi számlatömbök ideje hamarosan leáldozóban lesz Fotó: Hajdú D. András [origo]

Közel 1 év múlva már tehát az összes belföldi számláról adatot kell szolgáltatni, értékhatártól függetlenül.

A kézi számlatömbök és a számlázó programok között már jelenleg is óriási a különbség:

• Míg a kézi számlatömbbel lassú és nehézkes egy számla kiállítása, egy online számlázóval ez pillanatok alatt megoldható. Nem kell folyton ellenőrizni, hogy mit hova kell beírni, milyen sorokat kell kitölteni, kontrollálni a partner adatait vagy éppen számológéppel kiszámolni az áfa összegét. Számlázó programmal mindez automatizálható.
• Kevés olyan kézzel írt számlát látunk, amelyik szépen van kitöltve, tökéletesen olvasható és szépen van kivágva (nem tépve), míg egy gépi számlával kapcsolatban ez fel sem merül.
• A kézi számlatömbből kiállított számlát fizikailag el kell juttatni a címzettnek. Ha postázni is kell, az számlánként kb. 360 forintba kerül. Az online számlákat ezzel szemben pdf formátumban, e-mailben, ingyen is lehet küldeni.
• Késedelmes fizetés esetén a kézi számlatömb esetében gyakori kifogás, hogy elveszett a számla. Online számla esetében ez sem opció: hiszen például a Billingo számlázó programban azonnali visszajelzést kapunk a rendszeren keresztül küldött számlák életéről. Láthatjuk, ha megkapta, elolvasta, letöltötte a címzett. Ráadásul, ha mégis eltűnt a számla, bármikor, egy gombnyomással újraküldhető.
• Rengeteg könyvelő nem szereti a kézi számlatömbbel kiállított számlákat, és az sem ritka, hogy emiatt akár felárat is alkalmaz az árazásban, ezzel is ösztönözve a vállalkozókat a gépi számlára váltásra.
• A kézi számlatömbök a könyvelővel való kapcsolattartást is nehezítik, hiszen a számlákat időben el kell juttatni a könyvelőhöz.

A kötelező adatszolgáltatás elmulasztása jelentős bírságot vonhat maga után.

Sok kézi számlásra nem vonatkozott az eddigi szabályozás, hiszen nem állítottak ki 100 ezer forint áfatartalmú vagy ennél magasabb számlát, ha viszont már senki sem lesz kivétel, akkor bizony nekik is minden egyes számlát azonnal, manuálisan a NAV rendszerén keresztül kell beküldeniük.