Indul a visszaszámlálás: minden, amit tudni kell a Cégkapuról (1. rész)

Using laptop computer

A törvény előírása alapján 2017. augusztus 30-ig minden gazdálkodó szervezet számára kötelező a Cégkapun történő regisztráció. Mivel a jogalkotó a gazdálkodó szervezet kifejezést használja, így a regisztráció többek között kötelező a betéti társaságok, korlátolt felelősségű társaságok, részvénytársaságok, alapítványok, egyéni cégek, a helyi önkormányzatok, költségvetési szervek, az egyesületek, köztestületek, külföldi vállalat fióktelepe számára.

A Cégkapu azért vezetik be, hogy megkönnyítse a gazdálkodók és az elektronikus ügyintézést biztosító szervek közötti kapcsolatfelvételt, kapcsolattartást, így az eddigi papíralapú kommunikáció elektronikus úton történhet.

A cégkapu a hivatalos szervekkel való elektronikus kapcsolattartást szolgálja, azaz, az interneten keresztül a cégek hivatalos ügyekben dokumentumokat küldhetnek, fogadhatnak.

A Cégkapu megkönnyíti a szervezetek és az elektronikus ügyintézést biztosító szervek közötti kapcsolatfelvételt, hiszen minden kézbesítésre szánt küldemény a gazdálkodó szervezet által igényelt, biztonságos, hiteles tárhelyre érkezik.

A Cégkapu lehetővé teszi, hogy a szervezet minden érdekeltje egy helyen férjen hozzá a szervezet hivatalos levelezéséhez, ezen belül azonban a szervezetnek lehetősége van, hogy az egy „postaládába" érkező küldeményeket jogosultsághoz kösse, és adott küldemény kizárólag a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak által váljon elérhetővé.

Ügyfélkapu és Cégkapu

Eddig csak természetes személyeknek volt lehetősége Ügyfélkapu hozzáférést igényelniük, amely viszont jól működött az elmúlt években. A gazdálkodó szervezetek hivatalos képviselői, vagy könyvelői ezen keresztül tölthettek fel dokumentumokat, vagyis ők magánszemélyként, a nekik járó egy Ügyfélkapun keresztül intézhették és intézték is az ügyeket.

Ám a gazdálkodó szervezeteknek most először lesz kötelező az elektronikus ügyintézés. Az Ügyfélkapu – még amennyiben használták is a szervezetek – csak a magánszemélyhez kötődik, a Cégkapu viszont már a gazdálkodó szervezetekhez, amelyek részére széles körben kiterjesztésre kerülő elektronikus ügyintézés és kommunikáció várhatóan lényegesen hatékonyabbá, valamint egyszerűbben követhetővé válik.

A Cégkapu tehát a céges Ügyfélkapu. További összefüggés is van, Ügyfélkapu hozzáférhetőséggel már rendelkezni kell a cégek vezetőinek, mint magánszemélyeknek. A cégképviseletre jogosultnak tehát Ügyfélkapu regisztrációra is szüksége van, ha még nem rendelkezik ilyennel.

Van átmeneti idő, de...

A Cégkapu regisztrációra kötelezettek augusztus 30-ig tudnak kötelezettségüknek eleget tenni a cegkapu.gov.hu oldalon.

A 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezetnek augusztus 30-áig létre kell hozniuk és be kell jelenteniük az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségüket a Rendelkezési Nyilvántartásba. Ennek előfeltétele a Cégkapu szolgáltatásra történő regisztráció.

Forrás: PhotoAlto/Odilon Dimier / Altopress/Odilon Dimier

A vonatkozó kormányrendelet alapján a NISZ minden gazdálkodó szervezet számára díjmentesen biztosít elektronikus kapcsolattartásra szolgáló tartós tárhelyet 300 MB méretig. Ettől függetlenül a szolgáltató biztosítja, hogy a küldemények mérettől függetlenül is beérkezzenek a tárhelyre.

Ugyanakkor a jogszabály türelmi időt határoz meg 2017. december 31-ig, büntetésre csak azoknak kell számítaniuk, akik 2018. január 1-jén sem rendelkeznek még érvényes regisztrációval.

2017. december 31-ig nem számíthat szankcióra a bejelentési kötelezettségét időben nem teljesítő gazdálkodó, azonban a türelmi idő lejárta után a mulasztó cégeknek hatósági ellenőrzésre és felügyeleti eljárásra is számítaniuk kell.

Az újonnan alakult gazdálkodó szervezetek a nyilvántartásba vételüket vagy (a nyilvántartásba vételre nem kötelezetteknek) létrehozásukat követő nyolc napon belül kötelesek cégkapus regisztrációt tenni, ám erre a nyilvántartásba vétel előtt is joguk nyílik.

(A Cégkapuval kapcsolatos tudnivalókat ismertető írásunkat hamarosan folytatjuk – a szerk.)