A dolgozói beilleszkedés segítése

Időt és pénzt spórolhatnak meg a vállalatok, ha az új munkatársak integrálására alapos programot dolgoznak ki. Annak jártunk utána, milyen módszerek léteznek illetve a cégek miként segítik az új munkatársak beilleszkedését? Mi szükséges a zökkenőmentes starthoz? Ki a felelős az új kolléga eligazításáért, bemutatásáért és pártfogolásáért?

Az új kollégák minél gyorsabb beilleszkedése az egész szervezet érdeke, hiszen minél hamarabb válik a munkacsoport tagjává a dolgozó, annál hamarabb kezdheti el az érdemi munkát. Ahhoz azonban, hogy a dolgozó zökkenőmentesen beilleszkedjen, számos tényezőnek kell megvalósulnia.

A siker feltétele az alapos előkészítés

"A beilleszkedés problémamentes megvalósításának előfeltétele az alapos előkészítés - vagyis a munkaügyi és adminisztratív feladatok elvégzése, a munkahely és az új munkatárs fogadásának előkészítése, a mentor kinevezése, valamint a beilleszkedési terv elkészítése" - mondta el Pataki Csilla, az Ergofit Tanácsadó és Továbbképző Kft. senior management tanácsadója.

A beillesztés a vezető feladata

A fentiek közül talán a legfontosabb az egyéni beilleszkedési terv összeállítása, ami a tévhittel ellentétben nem a HR-osztály, hanem a vezető feladata - ahogy a beilleszkedés támogatásában is ő a kulcsszereplő. "A beilleszkedési folyamatban a közvetlen felettesé a főszerep, hiszen ő áll napi kapcsolatban az új dolgozóval, ő ismeri legjobban a betöltendő munkakör tartalmát és elvárásait, ő fogalmazza meg a követelményeket, emellett ő tud hatást gyakorolni a csoport tagjaira az új tag befogadása érdekében" - magyarázta Pataki Csilla, aki a beilleszkedési folyamat további szereplőiről szólva elmondta:

A HR információt nyújt

"A HR szakemberek a folyamatban a belső szolgáltató szerepét töltik be, feladatuk az információszolgáltatás, a dokumentum-előkészítés (munkaszerződés)- és továbbítás, a munkacsoport tagjai pedig támogatják az új dolgozót a feladatok elvégzésében, valamint közvetítik a vállalati kultúra elemeit."

E három csoport mellé gyakran egy mentor is társul, aki segítséget nyújt a szakmai alapismeretek elsajátításához, a munkakör szakmai feladatainak ellátásához szükséges rendszerek megismeréséhez, és támogatja a dolgozót a szervezet tagjaival való együttműködési kapcsolatok kialakításában.

"Mélyvízbe dobás", mentorálás, továbbképzés

A beillesztést segítő módszereket tekintve hazánkban leginkább az úgynevezett on-the-job és off-the-job módszerek terjedtek el. On-the-job módszer például a mentorálás, a "mélyvízbe dobás" -amikor már gyakorlatilag az első napokban felelősségteljes feladatokkal látják el a dolgozót-, off-the-job módszer pedig az üzemlátogatás, a csapatépítő tréning, de a különböző tanfolyamok, továbbképzések is ebbe a kategóriába tartoznak.

Több módszert alkalmazzunk egyszerre

A szakértők szerint a leghatékonyabb, ha az illetékesek a két kategória módszerekeit közösen alkalmazva segítik az új dolgozót a beilleszkedésben. Így tesz a Diageo, szeszesitalok gyártásával és forgalmazásával foglalkozó multinacionális cég is. "A céghez újonnan belépők egy két napos formális indukciós programon vesznek részt, ahol megismerkednek a cég működésével, értékrendjével, valamint a márkával. Tréningek és prezentációk keretében tájékoztatást kapnak a vállalat és a budapesti iroda történetéről, megismerik a belső folyamatokat és a vállalatnál alkalmazott informatikai rendszereket, illetve a teljesítményértékelés rendszerét és működését. A programon elhangzottakról egyébként egy nyomtatott kiadvány is készül, amit még a munkakezdés előtt eljuttatunk az új kollégákhoz" - mondta el Sipőcz Iván, a Diageo HR managere.

"A beilleszkedést a fentiek mellett egy egynapos tréning is segíti, amelyen a munkatárs megtudhatja, milyen személyiségjegyek jellemzik őt, valamint leendő kollégáit. E tréning a csapatba való integrálódásban játszik nagy szerepet, hiszen itt megismerik önmaguk és kollégáik jellemző kommunikációs és együttműködési stílusát és preferált csapatszerepét is" - magyarázta Sipőcz Iván.