A dolgozói beilleszkedés segítése

Időt és pénzt spórolhatnak meg a vállalatok, ha az új munkatársak integrálására alapos programot dolgoznak ki. Annak jártunk utána, milyen módszerek léteznek illetve a cégek miként segítik az új munkatársak beilleszkedését? Mi szükséges a zökkenőmentes starthoz? Ki a felelős az új kolléga eligazításáért, bemutatásáért és pártfogolásáért?

A nyomtatott kiadvány is egy segítség

Néhány éve a Schneider Electric Rt. is hasonló programmal próbálta elősegíteni az új kollégák beilleszkedését, a belépők számának csökkenésével azonban három napos programjukat megszüntették. Helyette elkészítettek egy körülbelül 50 oldalas tájékoztató kiadványt, amelyben a vállalat felépítésének, működésének, stratégiai céljainak és küldetésének bemutatása mellett az eligazodást könnyítő gyakorlati tanácsokkal látják el az új munkatársakat: mi a teendő, ha vendégük érkezik, mi a tárgyalófoglalás menete, illetve szenteltek egy fejezetet a vállalaton belül használt rövidítések magyarázatának is.

A fejezetek végén pedig egyrészt található egy link -amelyen a taglalt téma részletes bemutatását olvashatja az új kolléga az számítógépes rendszerben- másrészt fel van sorolva azon személyek neve és elérhetősége, akikhez problémáival fordulhatnak.

Portré-interjú az újonnan belépőkkel

"A kiadvány átadását követően a közvetlen vezető, aki felelős az új munkatárs betanításáért -vagy a szervezeti egység asszisztense- körbevezeti az illetőket az irodaépületen, és bemutatja a kollégákat. Mindemellett az új munkatársak mindegyikével készítünk egy portré-interjút, amelyben feltérképezzük személyiségüket, bemutatjuk kedvenc tevékenységeiket, ételeiket, hobbijukat, stb. Ezt az intraneten tesszük közzé, így a dolgozóknak az interjút elolvasva lehetőségük nyílik közelebbről megismerni a frissen belépőket" - tájékoztatott Hompó Márta, a cég HR igazgatója.

A teljesítményértékelés elmaradhatatlan

A beilleszkedési folyamatnak egyébként nincsenek általános érvényességgel meghatározható szakaszai, Pataki Csilla szerint viszont van néhány feladat, amit mindenképp el kell végezni, ha új kolléga érkezik a céghez. Ilyen a munkaügyi és adminisztratív előkészítés, a beilleszkedési terv elkészítése, a szervezet, a munkahely és a kollégák bemutatása, a munkafeladatok és a követelmények tisztázása, a munkafeladatok ismertetése és szükséges még legalább egy teljesítményértékelés a beilleszkedési periódus végén.

A betanulási időszak a beilleszkedés szerves része

A beilleszkedést segítők először általában a szervezettel és a szervezeti kultúrával ismertetik meg az új kollégákat, majd pedig a közvetlen munkatársakkal. Ezek után következik a betanulási időszak - amit egyébként nem lehet elkülöníteni a beilleszkedési folyamattól: a betanítás során fejeződik be a beilleszkedés.

A Diageonál a beillesztési programot egy 2 héttől 3 hónapig tartó betanulási időszak követi. "A betanítás első lépéseként a közvetlen vezető egy 1 napos áttekintést tart a munkafolyamatokról, ismerteti az úgynevezett "próbaidős teljesítménytervet", amelyben a következő három hónap célkitűzései, elvárásai szerepelnek. A betanulási időszakban a vezető hetente konzultál az újonnan belépővel, áttekintik és elemzik az addig elvégzett feladatokat, és kijelölik a továbbiakat. A belépéstől számított első hat hónapban minden dolgozónk minimum 10, maximum 40 nap képzésre számíthat - pozíciójától és feladatától függően" - tájékoztatott Sipőcz Iván.

A betanítás időszakában egyébként -mentor hiányában- a dolgozó a vezető mellett legtöbbször csak a közvetlen kollégákra számíthat. Ez viszont nagyban a segítségére lehet a beilleszkedésben: a folyamatos kommunikációnak köszönhetően ugyanis könnyen megismerheti a munkatársakat, szokásaikat, elvárásaikat, és viszont: a kollégák is megismerhetik őt.