Az 5 legfontosabb feladat az elektronikus számlázással kapcsolatban

A legfontosabb feladatok az elektronikus számlázás bevezetése előtt

Az e-számlázásról szóló cikksorozatunk befejező darabjában szeretnénk gyakorlati segítséget adni az átálláshoz, arra az esetre, ha az előző cikkek érvei meggyőztek volna az e-számlák előnyeiről.

Az utóbbi napokban elég kimerítően jártuk körbe az elektronikus számlázás kérdését. Szót ejtettünk néhány technikai részletkérdésről, érintettük a leggyakrabban felmerülő problémákat, és bemutattuk a problematikus területeket.

A legfontosabb feladatok az elektronikus számlázás bevezetése előtt Fotó: Balla Zsolt

Tegnap öt pontban összegeztük az elektronikus számlázás öt legfontosabb előnyét - ennek megfelelően most úgy illene, hogy bemutassuk a másik oldalt, a hátrányokat is. Azonban abban az érdekes helyzetben vagyunk, hogy az elektronikus számlázásnak nemigen vannak érdemi hátrányai.

Ezért aztán úgy döntöttünk, hogy a - nem létező - hátrányok helyett a bevezetéssel járó legfontosabb problémákat vesszük sorra. Természetesen, aki már valaha is részt vett személyiségfejlesztő tréningen, az tudhatja, hogy a problémákról céleszerű nem problémaként, hanem inkább kihívásként beszélni, ennek megfelelően mi is inkább megoldandó feladatokról ejtünk szót.

Lássuk tehát őket:

Az értetlenség, a ritkaság

Hiába a szabad szemmel is jól látható előnyök, az elektronikus számlázás ma még ritkaságszámba megy (a magyarországon kiállított számláknak továbbra is kevesebb mint egy százaléka elektronikus).

Ezért aztán, ha a váltás mellett döntesz, számítanod kell néhány elkerekedő szemű tekintetre, amikor megemlíted a dolgot. Ne aggódj - két év múlva már senki sem fog emlékezni rá, hogy a számlázás valaha is papíralapon folyt, téged pedig kárpótol majd az az érzés, hogy az úttörők között voltál.

A saját folyamataid átalakítása

Minél nagyobb és minél régebbi a céged, annál valószínűbb, hogy "kőbe vésett" folyamataid vannak - amelyek jelenleg a papír alapú számlázáshoz igazodnak.

Ezeket a folyamatokat át kell alakítanod, és ne feledd, hogy az egyszerűsítés is átalakítás, sőt, ha lehet, akkor talán a legnehezebb típusú átalakítás. Az átalakítás során nemcsak azt kell megoldanod, hogy mit kezdjenek a munkatársaid a felszabadult munkaidejükkel - például amit eddig a postán töltöttek sorbaállással -, hanem azt is, hogy hogyan tudod az egyszerűbb és átláthatóbb folyamatokba mégis beépíteni azokat a biztosítékokat és ellenőrző pontokat, amiktől az előző, komplikáltabb rendszer megbízhatóan működött.

Az adatbiztonság kérdése

Az világos, hogy a papír-alapon tárolt adataidat hogyan védjed: hevederzárral.

Ennél azonban jóval összetettebb - és nem kevésbé fontos - kérdés a digitális adataid védelme. Ezzel persze nem kizárólag az elektronikus számláid miatt kell foglalkoznod, de tudnod kell, hogy ha másért nem, hát a törvényi kötelezettségeid miatt meg kell őrizned a számlákat tartalmazó adatfájlokat, és semmilyen módon nem kockáztathatod, hogy ezek elvesszenek, vagy kárt szenvedjenek. Ha ez megtörténik, akkor nemcsak a saját üzleti károd lesz jelentős, de még a NAV haragját is magadra zúdítod.

A (nem papír alapú) káosz

Kétségtelen: sokkal kevesebb, aláírásra váró papír lesz mostantól az asztalodon: számlák, hiteles másolatok, kísérőlevelek - sőt még a megcímzett borítékok egy része is a múlté lesz.

A káosz azonban ugyanígy kialakulhat digitálisan is. Ha a számlákat csak az emailed inboxában őrzöd, akkor számíts rá, hogy idővel mind a megőrzésük, mind pedig az áttekinthetőségük, kereshetőségük csorbát fog szenvedni.

Érdemes rászánnod némi időt, hogy végiggondold: az elektronikus számlázással keletkező fájlokat hol és milyen rendszerben tárolod, hogy az egyszerűség tényleg egyszerűséget, ne pedig egy más típusú bonyolultságot eredményezzen.

Az informatikai megoldások integrációja

Ez már a haladó felhasználókat érinti: természetesen azt szeretnéd, ha minél kevesebb rendszert kellene párhuzamosan üzemeltetned.

Ha tehát a maximumot akarod kihozni az elektronikus számlázásból, akkor érdemes olyan alkalmazást választani, amelyik integráltan működik az ERP rendszereddel, vagy ennek a számodra legfontosabb moduljával (legyen az akár a CRM-rendszered, akár az, amelyik a raktárkészletet kezeli).

Természetes, hogy minél komplexebb és bonyolultabb egy rendszer, annak üzemeltetése abszolút értékben annál nagyobb költséggel jár, de pont ezek a vállalati informatikai és üzleti intelligenciával felszerelt rendszerek azok, amelyek először fogják visszahozni az árukat.

Jó számlázást!