A tárgyalás sikere nem a szavakon múlik

Business meeting

Hogyan tegyek jó benyomást? Hova ültessem a partnert? Mivel kínáljam? Hogy indítsam és zárjam a beszélgetést? Ezek a kérdések minden üzletember fejében megfogalmazódnak a kezdetén. A tárgyalás illemtanáról viszont a rutinosoknak is szolgál néhány jó tanáccsal dr. Bittó Renáta protokollszakértő, a Magyar Protokollosok Országos Egyesületének alelnöke.

Kapcsolatfelvétel

A tárgyalást megelőzően a protokoll szerint minden esetben illik időpontot egyeztetni, és nem csakúgy hirtelen megjelenni annak az irodájában, akivel formálisan beszélni kívánunk. Általában telefonon, vagy e-mailben egyeztetjük az időpontot, és már itt fel is ütheti a fejét az első hibalehetőség: mennyire egyértelmű az e-mail címünk? A protokoll szakértő szerint a legjobb, ha a teljes nevünk az e-mail címünk előtagja. Így egyszerűbb válaszküldésnél a megszólítás, ha pedig már van némi ismertségünk a szakmában, akkor már az e-mail cím alapján be tud bennünket azonosítani a másik fél. Lényeges, hogy a tárgy rovat mindig legyen kitöltve. Ez legyen rövid, informatív, és már ott tudatni kell a címzettel, milyen okból keressük.

A tárgyalás illemtanának ismerete nélkülözhetetlen Forrás: PhotoAlto/Sigrid Olsson

Hogy szólíthatom?

Sokat olvashattunk már arról, hogy személyes találkozásnál milyen fontos az első benyomás. Köszön, kezet fog (testbeszéd könyvek tucatja foglalkozik ezzel a mozdulattal), bemutatkozik. Teljesen egyszerűen hangzik, de itt is van buktató. Ugyan már egészen pici korunkban megtanuljuk a saját nevünket,

a bemutatkozásnál mégis arra koncentrálunk, hogy a sajátunkat jól mondjuk.

A protokoll szakértő szerint, ha nem értjük a másik nevét (mert a sajátunk helyes kiejtésével voltunk elfoglalva), akkor kérdezzünk vissza, vagy kérdezzük meg, hogyan szólíthatjuk az illetőt. Utóbbit idősebb női tárgyalópartnernél akkor is érdemes feltenni, ha oda tudtunk figyelni a bemutatkozásnál, viszont ő nem mondta a keresztnevét. Mégsem szólíthatjuk Kis Istvánnénak.

Névjegykártyacsere

Az üzleti életben ma már teljesen egyértelmű, hogy az első találkozás alkalmával, szinte a bemutatkozás pillanatában névjegykártyát cserélünk. De

mielőtt eltesszük a kapott kártyát, előtte mindig illik ránézni.

Ha egyszerre több emberrel tárgyalunk, akkor az asztalon hagyhatjuk a kapott kártyákat, jó mankó ahhoz, hogy biztos helyesen szólítsuk meg a résztvevőket. A szakértő szerint a tárgyalás alatt érdemes figyelni a másik fél reakcióit. Fejtől lefelé egyre kevésbé tudjuk kontrollálni a testbeszédet, így egy lábrázás igen beszédes lehet. Egyetlen gesztusból viszont ne következtessünk, az összhatást nézzük.

Figyeljük a gesztusokat és a testbeszédet Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

Ki hova ül?

Kerek és négyzet alakú asztalt csak a vendéglátásban használnak, az üzleti világban kizárólag téglalap alakú (vagy oválisra kerekített) asztalokkal találkozhatunk. Ki ül az asztalfőre? A szakértő szerint az ülés rendje attól is függ, hogy hányan vesznek részt a tárgyaláson, és mit akarunk elérni. A legelfogadottabb forma, hogy a házigazda az asztalfőre ül (tehát az asztal rövidebb oldalára), és közvetlenül mellé, az asztal hosszabb oldalára ül a „vendég”. „Ezzel az ülésrenddel a házigazda ugyan azt is mutatja, hogy ő a dominánsabb, de egyben azt is üzeni, hogy a nagyobb helyet átengedi a vendégnek.

Amikor a tárgyalásnak a kompromisszumos megoldáskeresés a célja, akkor a felek az asztal hosszú részén közvetlenül egymás mellett is ülhetnek.

Ez a teljes partnerséget tükrözi, ugyanakkor praktikus is, hiszen ilyen tárgyalások során gyakran laptopon, projektoron látható dokumentumokat használnak. Ennél a formánál az asztal nem lesz fal a két ember között” – hangsúlyozta a szakember.

Nincs evés

A tárgyalás nem vendéglátás. Ne együnk az irodai tárgyalás közben, csak víz és kávé engedélyezett. Ha valami oknál fogva hosszabbra nyúlik a megbeszélés, akkor egy másik helyen, például a dohányzóasztalnál meg lehet kínálni az üzleti partnert, de kizárólag sós „vendégváró falattal”, hiszen nem ötórai teázásra hívtuk, ahol viszont éppen az édes teasütemények dominálnak. Szünetet akkor is érdemes tartani, ha nem akar létrejönni az egyezség.

„Ha nem sikerül zöld ágra vergődni a tárgyalópartnerrel, akkor hatásos lehet betenni valami pozitív tárgyat az ő személyes terébe.

Ha például megemlítette, hogy tetszik neki a magunkkal hozott toll, akkor adjuk oda, írjon azzal. Ezzel tudat alatt tompul az ellenállás” – fejtette ki a dr. Bittó Renáta.

Összegzés és zárás

A protokollszakértő szerint a tárgyalást érdemes minden esetben szóbeli összegzéssel zárni, még abban az esetben is, ha a felek közötti kommunikációnak van írásos nyoma is.