A székhelyszolgáltatás igénybevételére a legnagyobb motiváció jellemzően a helyi iparűzési adó alóli mentesség. A szolgáltatók a jobb értékesíthetőség érdekében előszeretettel választanak maguknak olyan szolgáltatási helyet, ahol a helyi önkormányzat nem vet ki iparűzési adót. Előfordul az is, hogy az önkormányzat a vállalkozások ösztönzése érdekében a befizetett gépjárműadó bizonyos százalékát visszaadja - sorolja a Írisz Office Könyvelő, Tanácsadó Zrt. a lehetséges indokokat a székhelyszolgáltatás mellett.
A székhelyszolgáltatások sok esetben hátrányosabb helyzetű régióban létesülnek, vagyis olyan pályázati lehetőségeket is ki lehet itt használni, amelyek Közép-Magyarországon nem elérhetők, vagy csak alacsnyabb támogatási intenzitás mellett. Sok vállalkozás azért viszi a székhelyét székhelyszolgáltatóhoz, mert a vállalkozásának nincs saját ingatlana, és el szeretné kerülni azt, hogy a NAV az ügyvezető lakásában tartson adóellenőrzést.
Vannak olyan külföldi vállalkozók, akiknek eleve nincs más lehetőségük, mint székhelyszolgáltatóhoz fordulni, mert túl keveset vannak Magyarországon ahhoz, hogy a mindennapi ügyintézést, tipikusan a postakezelést határidőben intézni tudják. Vannak, akik egyszerűen spórolni szeretnének, nem akarnak sokat költeni bérleti díjra.
Székhelyszolgáltató az, aki üzletszerű gazdasági tevékenységként az adózó megbízásából gondoskodik az adózó üzleti és hivatalos iratainak átvételéről, érkeztetéséről, megőrzéséről, rendelkezésre tartásáról, valamint a székhellyel összefüggő kötelezettségek teljesítéséről, így különösen a cég székhelyéhez és a cégiratokhoz kapcsolódó hatósági kényszerintézkedések tűréséről.
A NAV-nak az alábbi adatokat kell bejelenteni: a székhelyszolgáltató elnevezését, székhelyét, adószámát, e jogviszony keletkezésének és határozott idejű jogviszony esetén megszűnésének időpontját.
Újonnan alakult vállalkozásoknak a cégbírósági bejegyzéstől számított 15 napon belül, újonnan alakult egyéni vállalkozóknak a bejelentkezéssel egyidejűleg kell bejelentést tenniük. Már létező vállalkozás esetében a változás bekövetkezésétől számított 15 napon belül meg kell tenni a bejelentést. Ha nincs változás, akkor a bejelentést 2017. szeptember 29-ig kell megtenni az erre rendszeresített nyomtatványon.
Amellett, hogy a NAV a feledékenyekre mulasztási bírságot szabhat ki, ám ez esetben ezek a cégek kockázatos adózóvá válnak az adóigazgatási eljárás akadályozása miatt. Érdemes jól megválasztani a székhelyszolgálatót, mert közvetett kellemetlenség lehet, ha cégtemető minősítést kap egy székhelyszolgáltató helyrajzi száma. Ha egy hitelminősítő, például az Opten rossz értékelést ad egy helyrajzi számnak, úgy ebben az esetben a bankok is korlátozni fogják a vállalkozás hitelezését. Ez akkor fordulhat elő, ha a szolgáltató mindenfajta céggel szerződik, nem ellenőrzi le a partnereit.