Ki kell-e nyomtatni az emailben küldött számlát?

Egyre elterjedtebbek a számlázó programok, hiszen használatuk rendkívül egyszerű, és az alapverzió ingyenes a legtöbb szolgáltatónál. Kérdés azonban, hogy a számlát befogadónak mit kell csinálnia, ha emailen kapja meg a számlát? Nyomtasson vagy sem?

A válasz: igen. Az olyan egyszerű, bárki által könnyen használható programok, mint a szamlazz.hu programja papír alapú számlát generál. Vagyis amikor kiállítja azt a vállalkozás, nem tesz mást, mint hogy a papír tömb helyett digitális felületet használ. Minden más körülmény változatlan.

Ez azt jelenti, hogy nagyon kényelmes megoldás a digitálisan elkészített számlát pdf formátumban lementeni és emailben tovább küldeni a számla befogadójának, ám ettől még nem lesz elektronikus a számla. Csak annyi történik, hogy a számlát kiállító vállalkozás nem nyomtatja ki előre (vagy tölti ki kézzel a tömböt) és nem postázza az aláírt, lepecsételt számlát, hanem elektronikus úton továbbítja azt.

A nyomtatást a számla befogadójának kell megcsinálnia, és a továbbiakban úgy kell kezelnie a számlát, mint bármilyen más papír alapú számlát.

Kényelmes, de nem lesz kevesebb a papír Fotó: MTI/Nagy Lajos

Tulajdonképpen annyi történik, hogy a nyomtatás nem a számlát kiállító cég irodájában történik, hanem a számlabefogadó cégnél - mutat rá az adózóna.hu szakértője. Ezzel a postázás felesleges költségét és az azzal járó plusz időt lehet megspórolni.

Más a helyzet az elektronikus számlázással. Ha a felek elektronikus számlázásról állapodnak meg, akkor ezt vagy elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva kell továbbítani, vagy úgynevezett EDI, azaz elektronikus adatcsere rendszerben.

Ez esetben a számlát elektronikusan kell feldolgozni és tárolni.

Az elektronikus számlázás biztosítása ugyanakkor nem a legolcsóbb mulatság - a rendszerek fenntartása meglehetősen költséges - és egy átlagos kkv-nak semmi szüksége nincs efféle fejlesztésre. Így esetükben bőven elegendő kényelmet nyújt a papírszámla digitális beküldése is.