Milliókat spórolhatnának a vállalatok az elektronikus aláírással

Ma a fél életünket online éljük, szinte semmit nem tárolunk nem digitálisan

Milliókat spórolhatnának a számlák és a teljesítés igazolások digitalizálásával a magyar vállalkozások: a számlázó programban készülő számlák és a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolások elektronikus aláírásával nem lenne szükség a papír alapú verzióra.

Ha a számlázó programban készülő számlákat és akár a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolásokat is elektronikusan aláírnák a cégek, akkor azok kinyomtatása is elkerülhető lenne, a dokumentumok a digitális térben maradnának. Amellett, hogy egyszerűbb és gyorsabb a kezelés digitálisan, a nyomtatás, a posta vagy a futár díjak és az adminisztrációs munka - a nyomtatással, postázással, archiválással töltött idő - is érezhetően csökkenthet.

Mindez nem utópia, elsősorban a cégvezető döntésén múlik, hogy havi néhány ezer forintos díjért kiváltja-e az ehhez szükséges e-aláíró tanúsítványt. Bár a technológia viszonylag régóta adott, sok cég eddig ragaszkodott a papíralapú ügymenethez.

Attól, hogy a számla digitálisan, számítógépen jön létre, még nem válik automatikusan e-számlává

- mondta el Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás specialista Netlock ügyvezetője.

Ma már minden rendelkezésre áll ahhoz, hogy teljesen elektronikussá váljon a számlázás és a teljesítés igazolás Forrás: Pexels

Ha a számlát elektronikus formában állítják ki, akkor az áfatörvény követelményeinek szabványos és hosszú távon is olvasható dokumentum formátumok - például pdf - használatával, illetve ezen dokumentumok elektronikus aláírásával és időbélyegzésével lehet a legegyszerűbben megfelelni. Ugyanígy aláírhatóak a számlához készülő teljesítés igazolások is elektronikusan, így a nyomtatás szükségtelenné válik.

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelésével létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot, ugyanis ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára.

Azaz annak biztosítására és törvény vagy hivatal előtti bizonyíthatóságára, hogy a dokumentumot a digitalizálás után senki nem módosította. Erre az elektronikus aláírás vagy elektronikus időbélyegzés ad megoldást. Az egységes szabályozásnak köszönhetően (eIDAS rendelet) ma már minden Európai Uniós tagállamban elfogadottak az elektronikusan aláírt dokumentumok. Azaz egy magyar vállalkozás által elektronikusan aláírt számla vagy teljesítés igazolás nemcsak Magyarországon, de minden tagállamban teljesen egyenértékű - jogi bizonyító erejét tekintve - a papíralapú dokumentummal.

Az e-aláírások új generációja már felhőalapú szolgáltatásként is elérhető.

Számítógépen, okostelefonon, tableten operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőn keresztül használható bárhol, bármikor. Az aláírás folyamata pedig olyan egyszerű és biztonságos, mint az internetes bankolás.