Ön tudja, hogyan kell szabályosan őrizni a munkaügyi iratokat?

Businessman handing document to colleague, cropped

A munkaügyi iratok őrzésére nézve a jogszabályok nem tartalmaznak egyértelmű rendelkezést. Ezért a cégek gyakran a helykapacitás figyelembevételével döntenek, pedig az az adatvédelmi kötelezettségek betartása fontosabb érdek lenne.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) előírja, hogy az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

De mi minősül maradandó iratnak?

A törvény szerint a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Az Emberi Erőforrások Minisztériumának a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság megkeresésére adott tájékoztatása szerint a foglalkoztatók részére a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó szabályokat az Ltv. tartalmazza, így a munkaügyi iratok mint maradandó értékű iratok nem selejtezhetőek. A NAIH kérdése arra irányult, hogy a foglalkoztatók mennyi ideig kötelesek megőrizni a társadalombiztosítási igény érvényesítése, különösen a nyugdíjra való jogosultság igazolása céljából a munkavállalók személyes adatait.

Az Ltv. azonban túlságosan általánosan fogalmaz, s mivel az Mt., Tny. vagy egyéb jogszabályok nem tartalmaznak semmiféle rendelkezést, így a munkaügyi iratok megőrzésére a gyakorlat alapján kerül sor.

A gyakorlat szerint pedig a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok maradandó értékű iratnak minősülnek – tekintettel arra, hogy a munkavállalók nyugdíjba vonulásakor az állampolgári jogaik érvényesítése szempontjából nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaznak –, tehát nem selejtezhetőek.

Ugyanakkor az életszerűségre hivatkozva egyes szakértők szokásjog alapján 50 vagy 75 év őrzési idő javasolnak, ezt azonban jogszabály szintén nem erősíti meg.

A jogviszony létrehozás, megszüntetés és módosítás dokumentumait korlátlan ideig kéne tárolni Forrás: PhotoAlto/Frédéric Cirou

Ráadásul a tárolás sem mindegy.

A papír még ma is megbízhatóbb, mint egy floppylemez vagy CD lemez, mely megsérülhet.

Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) Korm.rendelet III. fejezete rendelkezik a papíralapú dokumentumról történő digitalizálás szabályairól. Ennek során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal – „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező" – és elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el.

Dr. Hajdu-Dudás Mária, munkajogász ezért arra a végső következtetésre jut az Adózóna.hu-n megjelent cikkében, hogy a munkaügyi iratok maradandó értékű iratnak minősülnek, ezért

a korlátlan ideig történő őrzést javasolja a jogviszony létesítésével, módosításával, megszűnésével összefüggő iratok esetében.

A témáról bővebben az Adózóna.hu cikkében olvashatnak.