Nem hinné, hogy mennyi fontos dokumentumot alá lehet írni digitálisan

Ma már nyomtatás nélkül is intézhető lenne az adminisztráció

Az elmúlt két évben duplájára nőtt az irodákban is használt nyomtatópapír ára és sokat lehet hallani arról is, hogy a közeljövőben akár hiány is felléphet a papírtermékek piacán. Mindez azt is jelenti, hogy a papírmentes működés, a digitalizáció, nemcsak zöldebbé, de olcsóbbá is teheti a cégek vagy az állami szektor működését hosszútávon, ahol százezres, milliós nagyságrendben nyomtatnak dokumentumokat - írja a Microsec. 

„Egyre több ügyfelünktől halljuk, hogy korlátozzák és egyre szigorúbban ellenőrzik az irodai papír felhasználását. Korábban inkább a hosszútávú fenntarthatóság miatt került mindez előtérbe, de mára a papír ára is drasztikusan megemelkedett, így mostanra a megtakarítási szempont, azaz a költséghatékony működés is egyre jelentősebb. Fontos érteni, hogy ma már tulajdonképpen, főleg a megszokás miatt használunk papírt az irodai-, üzleti- és a közigazgatási folyamatok támogatására.

A technológiai háttér már több évtizede adott ahhoz, hogy elektronikusan, a digitális térben maradva írjunk alá bármilyen dokumentumot, szerződést, okiratot, sőt bármilyen digitális tartalmat vagy akár tranzakciót."

- emelte ki Espán Zsolt a digitális hitelesítésre és e-aláírásokra specializálódott Microsec értékesítési igazgatója.

Ma már nyomtatás nélkül is intézhető lenne az adminisztráció Forrás: Microsec

Újabb lökés a digitalizációnak?

„A koronavírus-járvány miatt bevezett korlátozások alatt számos partnerünk tért át elektronikus aláírásra, mert az otthoni irodákba kényszerülő alkalmazottak már nem minden esetben voltak képesek nyomtatni, majd papíron, tollal aláírni és postázni a szükséges dokumentumokat.

Teljesen körülményessé váltak a papír alapú folyamatok. Továbbá a napi szintű ügyviteli folyamatoknak személyes találkozás nélkül is működniük kellett. Egy e-aláíró tanúsítvány birtokában minden olyan dokumentumot, amelyet korábban tollal, kézzel írtak alá, már nyomtatás nélkül elektronikusan tudtak szignózni úgy, hogy a dokumentumok megosztása, továbbítása is a digitális térben történt."

- mutatott rá Espán Zsolt. A szakember szerint egyfajta digitális robbanás zajlott ezen a területen is a lezárások időszakában: jelentősen nőtt az elektronikusan aláírt dokumentumok száma. Most a papír árának szignifikáns növekedése terelhet át egyre több és több céget papírmentes, olcsóbb és digitalizáltabb működésre.

Sok kicsi sokra mehet

„A globális gazdasági helyzetből adódóan vagy inflációs hatások miatt egyre dráguló alapanyag árakra kevés hatása lehet a legtöbb vállalatnak. Azért azonban bárki tud tenni, hogy kisebb-nagyobb belső megtakarításokat, költségoptimalizálást hajtson végre. Ebben

a papíralapú folyamatok digitalizációja vonzó lehetőségnek tűnik és gyakorlatilag adja is magát az elektronikus aláírás, mint megoldás.

Ha csak azt vesszük, hogy január végén az M30-as NAV nyomtatványokat milliós nagyságrendben nyomtatták ki, miközben ez digitálisan is átadható lett volna már az alkalmazottaknak, akkor rögtön érezhetővé és egyértelművé válik, hogy mennyi pénzt költünk még mindig - tulajdonképpen feleslegesen - irodai nyomtatásra és magára a papírra is." - foglalta össze Espán Zsolt.

Milyen dokumentumokat írhatunk alá elektronikusan?

A hazai és uniós jogszabályok (különösen a bizalmi szolgáltatásokat szabályozó ún. eIDAS rendelet) alapvetően teljes körben támogatják az e-aláírás alkalmazását.

Akár üzleti-, akár magánügyben járunk el, bármilyen általunk elektronikusan, minősítetten aláírt és időbélyegzett dokumentum teljes bizonyító erejűnek minősül. Így bármilyen jogi eljárásban, bíróság előtt a kézzel - akár két tanú előtt tett - aláírással egyenértékű.

Jellemzően bármilyen iratot, szerződést, teljesítés igazolást, beszerzési/közbeszerzési vagy audit dokumentumot, munkaszerződést, HR dokumentumot, elektronikus tranzakciókat vagy éppen NAV-os, CSOK-os beadványt is aláírhatunk elektronikusan.