A Történeti Hivatal elnöke megkeresésében arra kért választ, hogy lehet-e azt tudni, tételesen mely iratok kerültek át a tárcától a hivatalhoz. A belügyminiszter írásbeli válasza szerint jegyzőkönyv készült az iratok 1997. szeptember 15-i átadás-átvételéről a Belügyminisztérium (BM) és a Történeti Hivatal között. A dokumentumban azonban az átadott mintegy 25 ezer darab karton tételes rögzítésére nem került sor, azokat hét tételben, összefoglalva adták át.
Mécs Imre, a rendszerváltozás után hivatalba lépett kormánytagok állambiztonsági múltjával foglalkozó országgyűlési bizottság szabad demokrata elnöke levelében az iratkezelésre vonatkozó, 1995-ben érvényben lévő eljárási rend felől érdeklődött. Erre adott válaszában a belügyminiszter kifejtette: 1995-ben az egyes fontos tisztségeket betöltő személyek ellenőrzésének adatszolgáltatásához nem alakítottak ki külön eljárási rendet a tárcánál. Az ügyintézés és az ügykezelés a szigorúan titkos ügyvitel szabályai szerint történt.
A BM közleménye kitér arra, hogy az adatszolgáltatás után az átvilágító bíró az érintettek esetében néhány alkalommal személyesen jelent meg a BM-ben az eredeti okmányok megtekintése érdekében. Általános gyakorlat azonban az volt, hogy írásban kérték meg az eredeti iratokat, amelyeket átadókönyvvel, vagy futár útján küldtek el az ellenőrző bizottsághoz.
A dokumentációs osztály vezetője érintettség esetén az átvilágító bírónak bemutatta az arra vonatkozó irat eredeti példányát, és az első ütemben, eredetiben, majd később másolatban a fent jelzett módon megküldte azt a bizottság részére.
A közlemény szerint az anyag átadása esetén a kiemelt karton helyére annak másolata került behelyezésre, a kiemelés időpontjának és az érintett személy adatainak rögzítésével.