Az értekezletvezetés fortélyai

Milyen szempontokat tartsunk szem előtt, ha értekezletre készülünk? Milyen módszerekkel lehet a legtöbbet kihozni belőle? Hogyan kezeljük a váratlan helyzeteket? Többek között erről kérdeztük Szatmáriné dr. Balogh Mária, munkatanácsadó szakpszichológust, a Convictus-Consult Kft. ügyvezetőjét és Kmetty Józsefet, a Kürt Rt. vezérigazgatóját.

Szatmáriné dr. Balogh Mária elmondta, a vállalati értekezlet összehívása előtt a vezetőnek át kell gondolnia, milyen célból hívja össze a csapatot, kiket hív meg, milyen tematika alapján haladnak, és milyen háttéranyagra van szükség a hatékony munkához.
Gondoskodnia kell arról, hogy a háttéranyagot mindenki időben megkapja, és elegendő idő jusson a probléma átgondolására. A legtöbb tárgyalóhelyiségben adott a megfelelő infrastruktúra, de ha nem, akkor erről is gondoskodni kell (például projektor).

Megegyezés az induláskor

Az értekezlet elején célszerű "szerződést" kötni a csoporttal a megbeszélés céljáról, fontosságáról, menetéről, a rendelkezésre álló időkeretről, a hozzászólások kommunikációs módjáról. Érdemes megkérdezni a megjelenteket, hogy kinek van javaslata más, aktuális témákra és mennyi időt kér hozzá. Fontos, hogy minden érintett jelen legyen, egyébként nehezen születik döntés vagy nagy a rossz döntés meghozatalának az esélye.

Használjunk szemléltető eszközöket

Növeli az elmondott tartalom megértését, ha nemcsak szóban adják át az információt, hanem grafikonokkal, diagramokkal szemléltetnek. Termelési folyamatok, fejlődési trendek megértésében a vizualizálás különösen fontos szerepet kap.
Az értekezleten kulcsszerepe van a levezetőnek. A jó moderátor visszafogja az állandóan hosszan hozzászólókat, és kikéri azoknak a véleményét is, akik nem szívesen vagy nagyon keveset beszélnek.

Személyeskedés, hatalmi játszma: kihívás a levezetőnek

Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.

Jegyzőkönyv vagy emlékeztető

A megbeszélésekről emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet mindig célszerű készíteni. Szó szerinti jegyzőkönyv készítése akkor ajánlott, ha olyan tárgyalásról van szó, amelyben a megállapodás megszületésének a folyamata is fontos, és minden szó jelentőséggel bírhat. Ilyen lehet például az érdekképviseletekkel való egyeztetés. Más esetekben elegendő a rövid emlékeztető, amely a megállapodást, a kiosztott feladatokat, a felelősöket és határidőket tartalmazza. A tapasztalatok alapján nem tanácsos a levezetőnek írni az emlékeztetőt, mert sok felé kell figyelnie, inkább írja egy másik munkatárs, amelyet az elnök a lejegyzés végén ellenőriz - jegyezte meg Szatmáriné dr. Balogh Mária.