Az értekezletvezetés fortélyai

Milyen szempontokat tartsunk szem előtt, ha értekezletre készülünk? Milyen módszerekkel lehet a legtöbbet kihozni belőle? Hogyan kezeljük a váratlan helyzeteket? Többek között erről kérdeztük Szatmáriné dr. Balogh Mária, munkatanácsadó szakpszichológust, a Convictus-Consult Kft. ügyvezetőjét és Kmetty Józsefet, a Kürt Rt. vezérigazgatóját.

Meeting a gyakorlatban: Reggel 7 órakor vezetői értekezlet

Heti több értekezletet tart Kmetty József (képünkön), a Kürt Computer Rt. vezérigazgatója:
"Körülbelül egy évvel ezelőtt, amikor a Kürtnél jól érzékelhetően egyre több és hosszabb értekezlet már kezdte fenyegetni a hatékonyságunkat, időnyilvántartási rendszert vezettünk be. Azóta minden megbeszélés időtartamát és hatékonyságát mérjük. A számok azt mutatják, hogy megfelelő szervezéssel, alapos előkészítéssel, a cél pontos meghatározásával 25-30 százalékkal lehet csökkenteni a megbeszélések időtartamát", mondta a vezérigazgató. A számítógépes adatmentéssel és informatikai tanácsadással foglalkozó Kürt Rt-nél többfajta értekezletet tartanak, melyek közül az egyik a kedden reggel 7 órakor kezdődő vezetői értekezlet.

Kör-emailben egyeztetett menetrend

"Azért tettük erre a szokatlanul korai időpontra, mert napközben nehéz volt mindenkinek alkalmas időpontot találni. Ez az időpont részévé vált a heti időbeosztásunknak, senki sem mondhatja le. A vezetői meeting általában két órán át tart: egy nappal korábban délután öt óráig kör-emailben egyeztetjük a menetrendet", magyarázta a vezető. A menetről megjegyezte: "Az első 45 perc kötött, a többi részre javaslatot tehetnek a megbeszélés résztvevői. Ha valaki új témát ajánl, meg kell adnia, igényel-e döntést, és mennyi ideig lenne szükséges erről beszélni. Amennyiben döntés is szükséges, gondoskodnia kell megfelelő háttéranyagról. Nagyon sok adatot a könnyebb követhetőség kedvéért grafikonon jelenítünk meg, és a tervtől való eltérés okait keressük."

A Kürtnél az értekezletekről két jegyzőkönyv készül. Az egyik, a bővebb, a vezetők részére, míg egy másik változatot a cég minden alkalmazottja megkap.
"Cégünknél az értekezlet másik formája a minden hónap első csütörtökén délután 4-5 óra között megrendezésre kerülő vállalati megbeszélés, melyen a cég minden alkalmazottja részt vesz. Ekkor tartjuk a születésnapokat, és ekkor bárki kérdezhet a vezetéstől is."

Kmetty József az értekezletek buktatói között megemlítette a túl hosszú hozzászólásokat, melynek kezelésére egyedi módszert dolgozott ki: "Korábban egy tojásfőző csengőt hoztam be, amelyet minden felszólalásnál újra indítottam. Nagyon viccesnek találták a kollégák, amikor néhány bőbeszédű munkatársnál megszólalt, ám fegyelmezőleg hatott, mostanra betartják az időkeretet."

45 perc után lankad a figyelem

A két szakember javaslatán kívül még számos hasznos tanács található különböző oldalakon. A humán tanácsadással és továbbképzések tartásával foglalkozó német Haufe Akademie összeállításában például a következő tippek szerepelnek: A meeting ne tartson tovább a rendes munkaidőnél, egyébként csökkenti a motivációt és növeli az elégedetlenséget, ha a pihenőidőben is a tárgyalóban kell ülnie a dolgozónak. Ha felkészületlenek a résztvevők, a levezető inkább szakítsa meg vagy tegye más időpontra a megbeszélést.

Általában 45 perc meeting után 75 százalékra csökken a munkatársak koncentrációja, ezért ennyi idő után célszerű 5 perc szünetet tartani. Persze ez csoportonként, munkatársanként változhat, itt a levezető tapasztalatán, mérlegelésén múlik a pihenő időpontja és hossza. Ha újabb napirendi pont kerül a megbeszélendők közé, rendeljünk hozzá időtartamot is.

Az időgazdálkodásra a 60-20-20-as formulát adja az akadémia: A meetingre szánt idő 60 százalékában intézzük el a legfontosabbakat, 20 százalékot tartsunk fenn előre nem látható kérdések megbeszélésére és további 20 százalékot szünetekre, nem tartalmi elemek megbeszélésére, szünetekre.

Tanácsok a hatékony értekezlethez:

- Cél, érintettek, időpont, időtartam meghatározása
- Háttéranyag elküldése időben
- Segédeszközök beszerzése
- Vizualizálás (grafikon, diagram)
- Menetrend, tematika, hozzászólások rendje
- Jegyzőkönyv, emlékeztető (ne a levezető írja)
- A feladatokhoz felelősök, határidők, eszközök hozzárendelése
- Moderátori szerep: visszafogni a fecsegőket, szóra bírni a hallgatókat