Kérdések az elektronikus számlázás körül (I. rész: a digitális aláírás)

Magyarországon 2004 óta lehet elektronikus számlát kibocsátani és befogadni, de a tavalyi jogszabálymódosítás - a könnyítéssel együtt - számos bizonytalanságot is teremtett.

A tavalyi év elején módosult a hazai jogszabályi környezet egy európai uniós irányelv alapján, kimondottan az e-számlázás megkönnyítését célozta, hogy elősegítse annak mielőbbi elterjedését, hiszen jelenleg a hazai gazdaság egészében a kiállított elektronikus számlák aránya továbbra is rendkívül alacsony.

A piaci tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy a változtatások során átalakult követelmények és lehetőségek a legtöbb szervezet számára továbbra sem egyértelműek.

Ezeket a bizonytalanságokat hivatott tisztázni az egyetlen, kifejezetten az elektronikus számlázásra fókuszáló hazai tanfolyam, amelyet rendre jelentős érdeklődés övez.

"Kiemelt fontosságúnak tartjuk a módszer terjedését, ezért számos különféle módszerrel igyekszünk hozzájárunk a szakmai ismeretek terjesztéséhez, a lehetséges ügyfelek edukációjához és a félreértések eloszlatásához," mondja Szabó Zoltán termékmenedzser, a tanfolyam oktatója. Szerinte a tanfolyamra érkezők visszajelzései alapján a cégek számos területen bizonytalanok, főképpen az időbélyeg szükségességének és az e-számla megőrzésének és könyvelésének a területén.

A számla legyen eredeti, hiteles és sértetlen

Az Áfa törvény alapján az elektronikus számlákkal kapcsolatos törvényi követelmény az, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az elektronikus számla eredetiségét és sértetlenségét - csakúgy mint a papír alapú számla esetében - bármikor bizonyítani lehet.

Ehhez természetesen számos feltételnek kell teljesülnie, a leggyakoribb félreértés pedig az időbélyeg szükségességével kapcsolatban merül fel:

Az ÁFA törvény ugyanis nem írja elő az időbélyeg használatát az elektronikus számlák kibocsátásához, viszont rögzíti, hogy az elektronikus számlákat elektronikus úton kell őrizni.

A törvényből az is kiolvasható, hogy egy esetleges ellenőrzés során bizonyíthatónak kell lennie, hogy a számlát tartalmazó adatfájl eredeti, annak tartalma pedig a kiállítás óta nem változott, vagyis sértetlen.

Eszerint tehát azon számlák hitelessége, amelyeket nem elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) bocsátanak ki, fokozott biztonságú és minősített aláírással is igazolható.

A bizonytalanság alapvető oka, hogy a törvényi változás óta még nem telt el elég idő ahhoz, hogy a megfelelő ellenőrzési illetve jogalkalmazási gyakorlat kialakuljon és elterjedjen. Ennek hiányában pedig a cégek szakértői az érthető kockázatkerülő magatartást választva főleg azt hangsúlyozzák, hogy az adatfájlok sértetlenségének és hitelességének bizonyítása minden esetben a számlát befogadó felet terheli.

Ebből a bizonytalanságból következik az is, hogy az új technológiai megoldások gyors elterjedése helyett továbbra is nagy népszerűségnek örvendenek azok a a korábban már bevált megoldások, amelyeket még a mostaninál szigorúbb jogszabályi környezetet szem előtt tartva fejlesztettek.

Ezek közül a megoldások közül a leginkább költséghatékonyak azok az online szolgáltatások, amelyek SaaS (szoftver mint szolgáltatás) rendszerben teszik bárki számára elérhetővé és megfizethetővé az elektronikus számlázás szolgáltatását, mint amilyen például a Számlázz.hu rendszere.

Egy gyors összehasonlítás során érdemes kiemelni, hogy miközben egy papír alapú számla kibocsátása - a papír, a nyomtatás költségével, a postaköltséggel és az adminisztrációhoz szükséges emberi erőforrás költségével együtt - jócskán száz forint fölé kúszik, addig ezekben a rendszerekben az elektronikus számla kiállításának költsége akár 6 Ft-ból "megúszható".