Ez tart fel minket a munkában

Ahelyett, hogy az ostort csattogtatná gyorsabban, a vezető beszélgessen a határidőkről a munkavállalóival

Korántsem holmi luxusnyafogás arra hivatkozni, hogy túl fáradtan kell dolgoznunk, ahogy arra sem, hogy hátráltatja a hatékonyságunkat egy-egy munkahelyi konfliktus.

A Selfmapping HR-teszt legújabb kutatása szerint az eredményesség legnagyobb gátja az időnyomás, a túl szoros határidő: a munkavállalók 69 százaléka küzd vele. De a szervezetlenség és a váratlanul beeső feladatok is nehezítik, hogy időre elkészüljünk a feladatainkkal.

A felmérésben a válaszadók

• 47 százaléka szerint a szakadatlan, teljesen szünetmentes munka az egyetlen útja annak, hogy elkészüljünk a feladatainkkal,
• 20 százaléka érzi úgy, hogy örökös a kapkodás, nem készül el soha,
• 2 százaléka érzi úgy, hogy betemetik a feladatok,
• 31 százaléka érzi úgy, hogy olykor kell ugyan kapkodnia, de csak ritkán.

Korántsem csak a határidő a probléma

A felmérés arra következtetett, a túl sok munka messze nem az egyetlen probléma. Valós akadályt támasztanak még a váratlanul beeső feladatok, a nehezen átlátható folyamatok, a saját maximalizmus, a munkahelyi feszültségek, illetve a fáradtság, szintén azért, mert túl sokat dolgoznak.

A Selfmapping szerint enyhíteni az állandó időnyomást közös érdek. A vezetők a folyamatok optimalizálásával akár változatlan munkamennyiség mellett is sokat tehetnek azért, hogy a munkavállalók ne érezzék, nyakukon a kés. A kollégák pedig visszajelzéseikkel, javaslataikkal és némi önkritikával javíthatnak a helyzeten.

Ahelyett, hogy az ostort csattogtatná gyorsabban, a vezető beszélgessen a határidőkről a munkavállalóival Forrás: Thinkstock

Vádaskodással nem megyünk semmire

Molnár Attila szervezetpszichológus elmondta az Üzletrésznek, hogy tapasztalata szerint valamennyi probléma felvetődik, amikor munkavállalókkal beszélget. Valóban rengeteg a munka és kevés az idő, a folyamatok pedig gyakran nem elég átláthatóak. Ráadásul minden szempont épp úgy lehet ok, mint következmény. „Teljesen jogos, ha a munkavállaló jelzi, hogy azt szeretné, hogy a szorongató határidő ne legyen ilyen gyakori és stresszes akadály – véli a szakember. – Ilyenkor az a célravezető, ha közösen vizsgálják meg, reális határidőt állapítottak-e meg. A vezető helyesen teszi, ha bevonja ebbe a kollégáit és kikéri a javaslataikat, hiszen ők ismerik a feladatot belülről és gyakorlati értelemben. Legyen erre nyitottság a vezetőben, és kezdeményezze ő ezt a beszélgetést.” Molnár Attila hozzátette, a vezetők hajlamosak annyival elintézni a problémát, hogy a munkavállalók dolgoznak lustábban a kelleténél. „Mielőtt ebbe a vádaskodó konfliktusba belemegy bármelyik cég, érdemes teljesen adatszerűen kezelni a folyamatokat. Ha a munkavállaló megfelel a pozícióra és a számok is igazolják a teljesítményét, tovább kell vizsgálódni. Abszolút lehetséges forgatókönyv, hogy nem reális a tervezés, nem veszik kellőképpen figyelembe az erőforrásigényt” – mondta.

Először a vezető gondolkodjon

Dr. Marik Ágnes, a Selfmapping szakmai vezetője szerint a cégek ezzel könnyíthetnek a határidő okozta stresszen: átláthatóbbá tudják tenni a folyamataikat, ki tudják szűrni, a felesleges köröket, átgondolhatják, hogyan tudják megelőzni a rendszeresen utolsó pillanatban beeső feladatokat, helyette időben tervezni velük. Továbbá átgondolhatják, reális-e egyetlen embertől elvárni az adott feladatmennyiséget, és az együttműködés minőségéért is tudnak tenni, mert a kapcsolati feszültségek sok energiát vesznek el.

„Beeső feladatok mindenhol előfordulnak, a jelenséget magát nem lehet megszüntetni. Aggasztóvá akkor válik a helyzet, ha a feladatok többsége ilyen és a munka java része tűzoltásszerűen folyik – így Molnár Attila. – Mindenki találkozik olyan erőtérrel, amelyet nem tud befolyásolni, ahogy a baleset is váratlan dolog, elkerülni nem tudjuk. De arra már fel lehet készülni, mit tegyünk, ha beüt a mennykő. Nagyon fontos kialakítani olyan protokollt, amelyben ezeket a szituációkat is kezeli a cég, anélkül, hogy bárkinek bele kellene szakadnia.”

A munkavállaló legyen időtudatos

Dr. Marik Ágnes kitért arra, a munkavállalóknak is van teendőjük azért, hogy javuljon a helyzet. Mindenkinek érdemes kétszer is meggondolni, valóban el tudja-e vállalni a többletmunkát, például csak mert félti az állását. Sokszor nem is érkezik meg a visszajelzés a dolgozó részéről a cégek vezetőihez a túlterhelés, a zavaros folyamatok, a felesleges körök miatt. Az asszertív kommunikációs eszköztár a legfontosabb segítség ebben. Jó, ha minden kolléga kritikusan szemléli a saját működését. Mivel tölti el a legtöbb időt? Valóban nem elég ennél kevesebb az adott feladatra? Hogyan tudna javítani a helyzeten?

Ha szeretünk elmélyülni, akkor erre legyen meg a lehetőségünk. Ha szeretünk tempósan haladni, akkor olyan munkakörünk legyen, ahol erre adnak lehetőséget a feladataink. És megkerülhetetlen a tudatosság: minden ember maga alakítja az életideje minőségét. Ez az olyan nehézségek mellett is így van, mint az időprés.

Az igényességnek is van határa

A szervezetpszichológus szerint a maximalizmusnak olykor platóhatása van: egy ideig növeli az eredményeket, a kritikus pont után viszont a maximalista kolléga elvész a részletekben. „Különböztessük meg az igényességet és a perfekcionizmust, az utóbbi már túlzás. A túlzottan maximalista mindig mindenben hibát fog találni, ilyenkor pedig nem lehet leállni a javítási körökkel – mondja Molnár Attila. – A vezetőnek ajánlott közbelépni és azt mondani, elég, mert gazdaságilag sem kifizetődő a szélsőséges igényesség. Amelynek a kicsit is törődő vezetés képes gátat szabni.”