A néma csendtől a parttalan vitáig - az értekezletvezetés fortélyai

A céges mindennapok része az értekezlet, divatos nevén meeting. Látszólag könnyű levezetni és részt venni rajta, ám hatékony megbeszélést tartani, nem egyszerű. Készülés, a célok meghatározása nélkül könnyen parttalan vitába fulladhat a céges megbeszélés. Sok függ a levezető személyétől, a résztvevők számától, a helyszíntől az időponttól. Vezetői tanácsadókat kérdeztünk az értekezletvezetés fortélyairól.

Lipcsei András azt tapasztalta: a meeting megfelelő időpontjának kiválasztására eltérőek a vélemények. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá. A hét vége felé időzített meeting mellett szól: ilyenkor még a máskor bőbeeszédű munkatársak sem bocsátkoznak parttalan szónoklatokba.

A meeting helyszíne is témafüggő

A meeting helyszínének kiválasztása sokszor a téma függvényében alakul: lehet tárgyaló, irodahelyiség, szálloda hallja, stratégiai megbeszélések esetén akár étterem is. Nagyüzem területén is tartható, ha legalább egy, akár üvegfallal leválasztott helyiség is rendelkezésre áll.

Üzleti folyamatok bemutatása szemléltetőeszközökkel

A prezentációs eszközök-multimédia, flipchart, írásvetítő, folyamatábrák használata színesebbé teheti a megbeszélést. Egyes helyzetekben - például bizonyos termelési folyamatok, tendenciák bemutatásában - nélkülözhetetlen használatuk. Lipcsei András mindenesetre fontosnak érzi megjegyezni: óvakodni kell a kisebb körben zajló céges meetingek "túltechnologizálásától." A prezentációs eszközök túlhangsúlyozása ugyanis egyes helyzetekben fölösleges, sőt nevetséges is lehet.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell

A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni.

Takács Gabriella